№3-4(38-39)(2015)

Внешнеэкономический договор – это всегда достаточно сложный документ, требующий тщательной проработки и анализа как на этапе подготовки, так и на этапе сопровождения сделки. Проверка цепочки внешнеэкономических договоров, сопутствующих документов позволит компании уменьшить возможные риски и более четко «вписаться» в действующее законодательство.

Специфика таких договоров связана с банковской нормативной документацией, поскольку если внешнеэкономический договор не будет ей соответствовать, компания не сможет выполнить свои финобязательства по оплате услуг перед зарубежным контрагентом. Иными словами, нарушение требований к форме внешнеэкономического договора чревато как потерей партнера, так и убытками.

Существенные условия

Безусловно, полноценную и всестороннюю проверку внешнеэкономических контрактов желательно проводить коллегиально, в тандеме «аудитор и юрист». Однако и аудитор вполне способен самостоятельно провести достаточно качественную проверку большинства существенных аспектов таких договоров. В этом он должен руководствоваться минимальными требованиями к оформлению внешнеэкономического договора, которые регулируются Положением о форме внешнеэкономических договоров (контрактов), утвержденным приказом Минэкономики от 06.09.2001 г. № 201.

Согласно Приказу, внешнеэкономический договор обязательно должен содержать в себе следующую информацию:

1. Наименование, номер договора, дата и место заключения. Эти реквизиты важны, поскольку будут фигурировать в актах выполненных услуг и счетах на оплату. С этими данными работают сотрудники банков, на их основании проводятся валютный контроль и финансовый мониторинг, а налоговая служба производит контроль за операциями.
2. Преамбула:
   • полное наименование (официально зарегистрированное) сторон, заключающих договор;
   • название страны/государства контрагентов (резидентность сторон);
   • сокращенное определение сторон как контрагентов (для договоров на импорт услуг это обычно «Исполнитель» и «Заказчик»);
   • представители сторон, заключающие внешнеэкономический договор от имени сторон, как правило, директора;
   • наименование документов, которыми руководствуются представители сторон при заключении договора (устав, положение, доверенность и т.п.).
3. Предмет договора. В этой части определяются услуги, которые должна выполнить одна из сторон за установленную плату. Важно, чтобы в предмете договора присутствовали четкие описания услуг и конечного результата. Если услуга требует более детальной характеристики, то вся необходимая информация должна быть указана в спецификации или ином приложении, являющемся неотъемлемой частью договора, о чем делается соответствующая отметка в тексте договора.
4. Количественные и качественные характеристики услуг (объем услуг, требования к качеству). Указываются конкретные объемы услуг, сроки их предоставления, при необходимости составляется четкий график.
5. Цена и общая стоимость договора – приводятся расценки на услуги, сметы, калькуляции. Если общую стоимость договора нельзя указать на момент его заключения, то:
   • указывают ориентировочную стоимость, планируемую к оплате по договору;
   • общую стоимость договора определяют как общую стоимость всех актов выполненных услуг, подтверждающих объемы и стоимость оказанных услуг по конкретному договору. Также в этом разделе необходимо указать валюту договора (валюту цены на услуги) – это тоже существенное условие.
6. Условия платежей. Должны фигурировать валюта платежа, способ, порядок, сроки расчетов, гарантии выполнения сторонами взаимных платежных обязательств. В зависимости от выбранных сторонами условий платежа в тексте договора указываются: аванс или последующая оплата; банковский перевод, документарный аккредитив или инкассо и т.п. Рекомендации по данному разделу договора можно найти в постановлении Кабинета Министров Украины и Национального банка Украины от 21.06.1995 г. № 444 «О типовых платежных условиях внешнеэкономических договоров (контрактов) и типовых формах защитных предостережений к внешнеэкономическим договорам (контрактам), которые предусматривают расчеты в иностранной валюте».
7. Порядок и условия приема-передачи услуг – оговариваются сроки получения услуг, место предоставления услуг, перечень первичных документов, которыми будет фиксироваться факт приема-передачи услуг. Согласно законодательству Украины, достаточно акта выполненных услуг, которым будут подтверждаться факт предоставления услуг, факт подтверждения заказчиком, что услуги действительно оказаны и приняты. Также исполнитель предоставляет счет, согласно которому производится оплата. В отличие от Украины, законодательство многих других стран, в том числе и европейских, не требует обязательного оформления акта выполненных услуг, для них достаточным документом является счет. Поэтому важно для каждой из сторон именно в договоре оговорить перечень необходимых документов (актов и т.п.), которые будут оформляться в процессе оказания услуг, чтобы в самый ответственный момент исполнитель не отказался от их оформления, что чревато проблемами с налоговой, оплатой в банке, снятием сделки с валютного контроля. Также важно определить, кто из должностных лиц будет принимать услуги и подписывать акт.
8. Упаковка и маркировка – понятно, что такой пункт обязателен в тех договорах, где речь идет о купле-продаже товаров, логически он напрямую не относится к услугам. Но часто предоставление услуг сопровождается обеспечением заказчика комплектом методических материалов на бумажных или цифровых носителях. Поэтому если специфика получения услуг от экспортера предусматривает такие документы, то необходимо предусмотреть процесс их приема-передачи: в каком виде, какие необходимые реквизиты должны присутствовать на документах и файлах, их форматы, совместимость, порядок пересечения таможенной территории Украины и т.п. Примечательно, что данный раздел будет иметь другое название в договоре на импорт услуг, например «Требования к оформлению и приему-передаче документации» и т.п.
9. Форс-мажорные обстоятельства. Этот раздел содержит сведения о том, при каких случаях условия договора могут быть не выполнены сторонами (стихийные бедствия, военные действия, эмбарго, вмешательство со стороны власти и прочее). При этом стороны освобождаются от выполнения обязательств на срок действия этих обстоятельств или же могут отказаться от выполнения договора частично или в целом без дополнительной финансовой ответственности. Срок действия форс-мажорных обстоятельств подтверждается торгово-промышленной палатой соответствующей страны.
10. Санкции и рекламации. Здесь необходимо четко прописать порядок применения штрафных санкций, возмещения убытков и предъявления рекламаций или претензий в связи с неисполнением или ненадлежащим исполнением одним из контрагентов своих обязательств. Должны быть четко определены размеры штрафных санкций (в процентах от стоимости услуг или суммы неоплаченных средств), сроки выплаты штрафов – как они устанавливаются и в течение какого времени действуют, их предельный размер, сроки, в течение которых рекламации могут быть заявлены, права и обязанности сторон договора, способы урегулирования рекламаций.
11. Урегулирование споров в судебном порядке. В этой части описываются условия и порядок разрешения споров в судебном порядке относительно толкования, невыполнения и/или ненадлежащего исполнения договора. Сюда входят название суда, четкие критерии определения суда любой из сторон в зависимости от предмета и характера спора, а также согласованный сторонами выбор материального и процессуального права, который будет применяться этим судом, правил и процедуры судебного урегулирования. Понятно, что более детально этот раздел должен проработать юрист компании. Тем не менее, в силах аудитора проверить, указано ли место арбитражного суда, полное его название, страну, число судей (арбитров), назначаемых для рассмотрения спора, а также язык судебного разбирательства и материальное право какой стороны будет применяться.
12. Местонахождение, почтовые и платежные реквизиты сторон. Максимально подробно прописывается информация, необходимая для осуществления оплаты, отправки корреспонденции, точные регистрационные данные.

Оформление договора

Согласно правилам делового оборота, внешнеэкономический контракт оформляется в письменной форме путем подписания единого документа. Текст договора оформляется в виде двух колонок вдоль страниц. Одноименные пункты договора должны располагаться на странице по одной горизонтальной линии друг напротив друга.

Каждая колонка содержит текст договора на соответствующем языке.

Рекомендуется, чтобы с одной стороны был текст на иностранном языке (языке вашего зарубежного контрагента или одном из международных языков), а с другой – на украинском или русском языке. Соблюдение этих простых правил позволит в дальнейшем избежать лишней «головной боли» и сэкономить время.

В соответствии с постанов­лением НБУ от 24.03.1999 г. № 136, которым утверждена Инструкция о порядке осуществления контроля за экспортными, импортными опера­циями, банки имеют право требо­вать от компаний перевода на украинский язык текстов договоров, а также прочих документов, необходимых для осуществления контроля за своевременностью расчетов по импортным операциям своих клиентов с нерезидентами. Не переводятся на украинский язык документы, составленные на русском языке, а также те, которые изложены на иностранном языке с одновременным его изложением на украинском (русском) языке. Также не переводятся на украинский язык документы, составленные на иностранном языке, при условии, что они отличаются только цифровой информацией и/или данными относительно конкретных физических (фамилия, имя, отчество, место проживания) или юридических лиц (наименование, местонахождение) от образца, который переведен с иностранного языка.

Акты выполненных услуг

Проверка внешнеэкономической деятельности не ограничивается только проверкой договоров. В соответствии с постановлением НБУ от 30.12.2003 г. № 597 «О перечис­лении средств в национальной и иностранной валюте в пользу нере­зидентов по некоторым операциям», основанием для перечисления средств в пользу контрагента-нерезидента по оплате услуг считаются следующие документы:

• договор с нерезидентом, оформленный в соответствии с требованиями действующего законодательства;
• документы, которые свидетельствуют о фактически оказанных услугах/выполненных работах.

Даже если порядок расчетов основан на предоплате, компания обязана предоставить указанные документы в банк в определенный срок, установленный для внешнеэкономических расчетов. В таком случае аудитору следует проверить, в какой момент времени данные документы подаются в банк, поскольку несоблюдение срока может повлечь за собой штрафные санкции.

Документ, свидетельствующий о факте предоставления услуг, – это Акт выполненных услуг; он должен быть оформлен в соответствии с такими требованиями:

• составлен на двух языках – один иностранный, второй или украинский, или русский;
• должен четко соответствовать виду услуг, определенному в предмете договора;
• форма акта должна содержать все необходимые реквизиты первичного документа (напомним, это название документа, дата и место составления; название предприятия, от имени которого составлен документ; содержание и объем хозяйственной операции; единица измерения хозяйственной операции; должности ответственных лиц, личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции);
• акт должен содержать максимально точное подтверждение факта предоставления услуг, учитывая специфику и характеристику услуги;
• при необходимости в акт необходимо включать (либо подшивать к нему) различные отчеты, заключения, аналитику, схемы, макеты, планы, фотоотчеты и т.п.;
• обязательно в акте должны быть ссылка на договор, его номер и дата заключения;
• к преамбуле акта предъявляются те же требования, что и к преамбуле договора.

Общая сумма договора

В отношении общей (максимальной) суммы договора существуют определенные ограничения. Основанием для оплаты за услуги является Акт ценовой экспертизы Государственного информационно-аналитического центра мониторинга внешних товарных рынков, который свидетельствует о соответствии контрактных цен на услуги, являющиеся предметом договора, конъюнктуре рынка. Важным условием для этой нормы является минимальная сумма сделки – первоначально она была установлена на уровне €100 000, однако в 2014 и 2015 годах, соответст­венно, эта сумма была уменьшена сначала до €50 000, а потом (постановление НБУ от 03.03.2015 г. № 161) – до €25 000.

Примечательно также, что озвученные ограничения применяются не ко всем услугам, подробный их перечень содержится в тексте Постановления № 597.

Важно обратить внимание и на то, что услуги, приобретенные в течение календарного года по договору, заключенному с одним и тем же лицом, считаются приобретенными по единому договору при условии, что приобретаемые услуги принадлежат к одному подклассу или одному классу (если класс не делится на подклассы), или одной группе (если группа не делится на классы), или одному разделу (если раздел не делится на группы) Классификации услуг внешнеэкономической деятельности ДК 012-97, утвержденной приказом Госкомитета по стандартизации, метрологии и сертификации от 02.06.1997 г. № 324.

Итак, общая стоимость внешнеэкономического договора (или цепочки договоров, подпадающих под понятие единого) не должна превышать:

• до 03.11.2014 г. – €100 000;
• с 03.11.2014 г. – €50 000 (если аудитор проверяет прошлые периоды);
• с 03.03.2015 г. – €25 000.

Если общая стоимость услуг по договору (по нескольким договорам, признанным едиными) превысит установленную сумму, компании необходимо получить Акт ценовой экспертизы.

Сроки расчетов

Принято считать, что стороны вольны в заключении договоров, определении их условий, в том числе касательно сроков расчетов и сроков выполнения услуг. Тем не менее, если речь идет о внешнеэкономических договорах, то законодательно установлены следующие рамки:

• в случае расчетов с отсрочкой платежа (последующая оплата) – граничная дата оплаты;
• в случае предоплаты – конечная дата оказания услуг зарубежным контрагентом.

Расчеты по операциям импорта осуществляются в срок, не превы­ша­ю­щий 90 календарных дней. Несмотря на то, что в Законе от 23.09.1994 г.

№ 185/94-ВР «О порядке расчетов в иностранной валюте» фигурирует срок в 180 дней, НБУ своими постановлениями (последнее из них – постановление от 03.03.2015 г. №160, действующее до 03.06.2015 г.) уже неоднократно уменьшал такой срок до 90 дней.

От аудитора в данном случае требуется проверить, не превышает ли срок оплаты или срок исполнения обязательств в договоре срок в 90 календарных дней. Нарушение резидентами сроков расчетов влечет за собой взыскание пени за каждый день просрочки в размере 0,3 % от суммы стоимости недопоставленных услуг в иностранной валюте, пересчитанной на денежную единицу Украины по валютному курсу НБУ на день возникновения задолженности. Но при этом общий размер начисленной пени не может превышать суммы стоимости недопоставленных услуг.

Рекомендация: если вы работаете по импорту услуг на условиях предоплаты, то целесообразно в договоре дополнительно прописать ответственность исполнителя в таком размере за несоблюдение сроков предоставления услуг.

Такой аналитической таблицей (таблица 1) по контролю сроков расчетов по внешнеэкономическим договорам (последующая оплата) может воспользоваться как аудитор, проводя проверку, так и бухгалтер в повседневной работе.

С помощью такой таблицы легко контролируются сроки по всем первичным документам-актам. Сравнение столбцов 9, 10, 11 позволяет сделать выводы о возможности наложения штрафных санкций как со стороны государства, так и со стороны контрагента. Графа 9 заполняется согласно условиям договора. Графа 10 формируется расчетным путем через прибавления 90 дней к сроку в графе 2.

Последние новшества

Проводя аудит внешнеэкономических договоров, специалисту необходимо постоянно обращаться к валютному законодательству и нормативно-правовым актам Национального банка Украины, что не является обычной практикой для аудитора, ведь обычно он оперирует налоговым законодательством и положениями по бухгалтерскому учету.

Конечно, в данной сфере много и налоговых аспектов, требующих аудиторского контроля, тем не менее, в отношении импорта услуг, заключения внешнеэкономических договоров важно, чтобы документация полностью соответствовала банковскому валютному законодательству, которое сейчас меняется достаточно часто. С одной стороны, это позволит компании без проблем исполнить свои обязательства перед контрагентом в отношении оплаты, не навлечь на себя штрафные санкции со стороны контрагента, избежать убытков от неполучения необходимых в хозяйственной деятельности услуг, особенно актуальных в условиях евроинтеграции. С другой стороны, несоблюдение сроков по расчетам влечет за собой наложение неустойки в указанном размере 0,3 % со стороны налоговых органов.

Поэтому аудиторам и другим специалистам, работающим в данной сфере, рекомендуется проанализировать свои внешнеэкономические договора и отношения с контрагентами на предмет соответствия требованиям уполномоченного банка. В этих целях специалистам желательно ознакомиться с письмом НБУ от 02.12.2014 г. № 48-404/71535, предназначенным службам финмониторинга банков. Имейте в виду, что НБУ обязал банки проводить эффективный анализ документов, которые являются основанием для покупки иностранной валюты, а при подготовке заключения по каждой операции клиента специалистам банка указали на целесообразность анализировать, в частности, следующую информацию:

1. Дату открытия в банке счетов клиента, который предоставил заявку на покупку валюты.
2. Дату государственной регистрации клиента, размер уставного капитала, перечень учредителей (с указанием их доли в уставном капитале), информацию о количестве работников.
3. Установленный риск клиента, оценку репутации клиента.
4. Характеристику деятельности клиента (в частности, цель деятельности, соответствие финансовых операций, в том числе финансовой операции по покупке валюты, осуществленных по счетам клиента с момента их открытия, данные об основном и дополнительном видах экономической деятельности).
5. Наличие в деятельности клиента однотипных контрактов.
6. Предусматривает ли договор поставку услуг на территорию Украины и сроки их поставки.

Необходимо также убедиться, что контрагенты по внешнеэкономическим контрактам; лица, связанные с клиентами или контрагентами; лица, в интересах которых проводится финансовая операция или которые по результатам выполнения контрактов получают выгоду, отсутствуют в списках лиц, к которым применены санкции Советом Европейского Союза и Соединенных Штатов Америки.

Подчеркивается, что банк имеет право истребовать, а клиент обязан предоставить документы и сведения, необходимые для выяснения сути деятельности, финансового состояния компании. В данном случае речь и о «мнимых» сделках. Так, в отношении услуг, по мнению НБУ, признаками мнимых сделок, в частности, выступают «соглашения, в которых предметом контракта являются услуги, стоимость которых сложно определить или не имеющие постоянной рыночной стоимости, например, консалтинговые, аудиторские, юридические услуги, роялти, другие объекты интеллектуальной собственности и т.д.».

Еще одним письмом НБУ от 17.12.2014 г. № 48-404/75613, также предназначенным службам финмониторинга, акцентируется внимание на необходимости готовить соответствующее заключение и о наличии/отсутствии признаков мнимых сделок и/или операций, которые не являются характерными и не соответствуют видам деятельности клиента. А в случае если основанием для покупки иностранной валюты является внешнеэкономический контракт, НБУ считает необходимым готовить заключение по каждому отдельному контракту.

Кроме того, уполномоченные банки должны осуществлять:

• мероприятия по анализу операций клиентов по покупке иностранной валюты на межбанковском валютном рынке Украины на предмет их соответствия сути деятельности клиента и его финансового состояния, экономической целесообразности и наличия очевидной законной цели;
• усиленный валютный контроль за операциями клиентов по покупке иностранной валюты, осуществляемыми на основании договоров, которые впервые подаются в банк.

Прочие важные условия договора

Кроме уже обозначенных аспектов, аудитору важно обратить внимание и на такие важные положения договора:

• с какого момента договор начинает действовать;
• количество подписанных экземпляров договора;
• возможность и порядок внесения изменений и дополнений в договор;
• порядок действий при расторжении договора;
• привлечение субисполнителей и субподрядчиков;
• порядок уплаты налогов, сборов, комиссионных расходов.

Также в договоре должны присутствовать защитные оговорки (опять-таки это вопрос больше юридического характера, но тем не менее), их типовые формулировки можно найти в приложении № 2 к постановлению Кабмина и НБУ от 21.06.1995 г. № 444. Например, такие оговорки касаются валюты платежа, конфиденциальности, ответственности сторон, форс-мажорных обстоятельств и т.п. моментов.

Аудиторам, занимающимся проверкой внешнеэкономических договоров, следует постоянно отслеживать нормативную базу НБУ, связанную с валютным контролем и финансовым мониторингом, поскольку изменения в данной сфере сейчас достаточно динамичны. Надеемся, что следование изложенным рекомендациям и контроль указанных акцентов позволят субъектам аудиторской проверки избежать возможных финансовых потерь и убытков и поможет им сохранить положительный имидж перед зарубежными партнерами.