№5(16)(2013)

Ранее на страницах нашего издания мы часто упоминали такой документ, как профиль должности. Более того, неоднократно делался акцент на его важности и необходимости составления. В данной статье мы детальнее рассмотрим и постараемся разобраться в том, что же такое профиль должности, каковы его значение и процедура составления.
Довольно часто профиль должности путают с должностной инструкцией. Они действительно имеют некоторые схожие черты и элементы, но отождествлять их нельзя. Должностная инструкция часто имеет больше формальный характер, ее наличие предусмотрено нормативно-правовыми актами трудового законодательства Украины. Традиционно она содержит развернутый перечень прав, обязанностей и ответственности на определенной должности, а также общие требования к опыту и образованию сотрудника. Составляется она для должности, а не индивидуально для сотрудника. Профиль должности – это локальный документ, которым оперируют как оценочным инструментом при подборе, оценивании, обучении, развитии и ротации персонала. Он представляет собой более полную картину должности и сотрудника, который сможет ее занять.
Структурно, кроме должностных обязанностей, основными составляющими профиля должности являются:
квалификационная карта – это описание требований к образовательно-квалификационному уровню кандидатов: учебное заведение, уровень образования, специальность и квалификация, знание иностранных языков, владение определенным пакетом программного обеспечения и пр.;
карта компетенций – перечень профессиональных и личностных характеристик, навыков, способностей, стиля мышления, моделей поведения, необходимых для качественного выполнения указанных обязанностей;
биографические данные – пол, возраст, место проживания и пр.

В зависимости от того, есть ли в компании утвержденная организационная структура, отображающая взаимосвязи между отделами и должностями, в профиль должности можно включать также описание порядка взаимодействия сотрудника с коллегами при выполнении своих обязанностей (какие вопросы и с кем должны решаться/согласовываться).
Таким образом, должностная инструкция дает больше представление о том, что необходимо делать, а профиль должности – какой кандидат способен эффективно это делать.
Профиль должности особенно не заменим на этапе подбора персонала. Прежде чем приступить к поиску и отбору кандидатов, необходимо четко понять, кого мы ищем и для выполнения каких задач. Поэтому перед началом процедуры рекрутер совместно с руководителем подразделения, в котором открывается вакансия, должны составить портрет эталонного кандидата. Нужно учесть текущие и перспективные задачи, особенности корпоративной культуры организации, стиль менеджмента, взаимоотношения в коллективе и отобразить все это в перечне необходимых компетенций и квалификационных требований к соискателю. Поскольку идеальных кандидатов не бывает, элементы квалификационной карты и карты компетенций ранжируют на категории, например, «необходимо», «желательно». Это, в свою очередь, помогает объективно определить наиболее подходящего кандидата из числа одинаково (на первый взгляд) равных претендентов.
При оценивании персонала профиль должности используется для определения уровня соответствия сотрудника занимаемой должности, его потенциальных возможностей. То есть, сравнив набор компетенций человека в момент его приема на работу и в момент оценивания, можно говорить о потенциале, способностях к обучению, возможностях для развития. Исходя из этого, в организациях составляется план обучения персонала, формируется кадровый резерв и проводятся кадровые перемещения. Профиль должности на этапе развития персонала помогает определить, на какие позиции в будущем может претендовать конкретный работник, каких навыков и компетенций ему не хватает для того, чтобы успешно выполнять новые задачи. Кроме того, точное описание роли, значения и функционала каждой должности помогает определить ее важность для бизнеса в целом и установить справедливое вознаграждение за работу. А это уже элемент системы материальной мотивации персонала и процедуры грейдирования должностей.
Структура и наполнение профиля должности не бывают стандартными и редко они статичны. Так, одна и та же должность в разных компаниях часто имеет разный профиль. Это не значит, что у одной из них он правильный и составлен профессионально, а у второй – неправильный. Причина достаточно проста, а именно – содержание работы на одних и тех же должностях, но в разных организациях может быть разным. Например, обязанности менеджера по работе с клиентами в торговой сети в большей степени ориентированы на управление потребностями клиентов – покупателей (помощь в выборе, консультирование, решение конфликтных ситуаций, управление командой младшего персонала, анализ потребностей и пожеланий клиентов и пр.). Такой же менеджер, но в компании, предоставляющей услуги по дизайну и полиграфическим работам, имеет иной функционал – подготовка коммерческих предложений, поиск клиентов, переговоры, заключение договоров, контроль над выполнением заказа на разных этапах и т. д. Еще один пример – позиция коммерческого директора. В одних организациях данная работа связана с финансовой деятельностью и бухгалтерским учетом, в других – с управлением производством, продажами, поставками, сбытом. Следствием разницы в функционале является различие и в требованиях к кандидатам.
Влияние на составляющие профиля должности оказывает также стадия жизненного цикла организации. Каждый этап требует людей определенного типа. Так, например, на стадии зарождения бизнесу требуются в первую очередь люди, способные быстро принимать решения, генерировать инновационные идеи, мыслить нестандартно и креативно, умеющие работать в часто меняющихся условиях, лояльные к необходимости работать сверх нормы и выполнять не только свои прямые обязанности. На стадии стабильного роста основная потребность в людях усидчивых, организованных, ориентированных на работу в рамках устоявшихся правил, а не на их изменение, т. е. в профессионалах-исполнителях.
Таким образом, профили должностей являются индивидуальными для разных компаний, более того, в рамках одной организации они могут меняться и отличаться для одинаковых должностей под влиянием внешних и внутренних факторов воздействия на организацию.

Составление профиля должности может осуществляться в такой последовательности:
1. Изучение задач должности и среды, в которой необходимо будет работать новому сотруднику. Проработка этих вопросов даст общее представление о том, какой именно кандидат сможет быть эффективен, работая в вашей команде.
2. Определение круга лиц, которые будут принимать участие в его составлении. Наиболее результативной является командная работа. В ней, как правило, принимают участие сотрудник HR-подразделения и непосредственный руководитель.
3. Определение места, роли и значения должности в общей организационной структуре компании. На данном этапе следует определить порядок подчиненности и взаимодействия сотрудника с коллегами.
4. Описание должностных обязанностей. Чем полнее будет раскрыт этот раздел, тем точнее вы сможете сформулировать квалификационную карту и карту компетенций.
5. Составление квалификационной карты и карты компетенций. Расстановка среди них приоритетов, т. е. что важно знать и уметь, а что – желательно.
6. Описание формальных требований (пол, возраст, общий стаж работы, опыт по специальности и пр.). В соответствии с законодательством, такие требования могут иметь оттенок дискриминации кандидатов, поэтому их нужно указывать только как желательные. Кандидатов нужно рассматривать комплексно и, главное, не отказывать в приеме на работу по данным критериям.
Ниже приведем краткий образец профиля должности. В качестве примера рассмотрим должность, с которой начинается любой офис – секретарь приемной офиса. Вводные данные: компания – украинская, находится на стадии стабильного развития, имеет зарубежных партнеров. В приемной работают два секретаря, имеющих одинаковый функционал, они взаимозаменяемы.