№2(2012)

Наявність правильно офор­мленого штатного розпису на підприємстві є запорукою кадровика або керівника компанії уникнути непорозуміння з представниками контролюючих органів.

Штатний розпис

Штатний розпис – це документ, що встановлює для даного підприємства, установи, організації структуру, штат і посадові оклади працівників. При створенні будь-якого підприємства складається вищезазначений документ, що визначає, які посади займатимуть майбутні працівники, скільки необхідно робітників і яким буде розмір їхньої заробітної плати. Відповідно до ч. 3 ст. 64 Господарського кодексу України, компанія самостійно визначає власну організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис.

Мінпраці у своєму листі від 27.06.2007 р. №162/06/187-07 зазначає, що всі підприємства в Україні зобов’язані мати штатний розпис, оформлений відповідним чином. Отже, зазначений документ є обов’язковим, навіть якщо на підприємстві працює одна людина, наприклад керівник.

Відсутність штатного розпису вважається порушенням вимог законодавства про працю, за яке роботодавець несе адміністративну відповідальність відповідно до ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення.

Складання штатного розпису

На підприємствах, де є відділ кадрів, планово-економічний відділ чи інші аналогічні служби, штатний розпис складають працівники даних підрозділів. Якщо таких відділів немає, цим займається сам керівник або інші уповноважені ним особи, наприклад, головний бухгалтер чи фінансовий директор (див. Додаток 1). Законодавством не передбачено єдиних стандартів штатного розпису, тому він може мати довільну форму, окрім бюджетних установ та організацій, які складають документ за формою відповідно до наказу Міністерства фінансів України від 28.01.2002 р. №57.

Обов’язковою умовою при розробці та затвердженні штатного розпису є те, що роботодавець повинен присвоювати штатним одиницям тільки ті найменування посад і професій, які відповідають Державному класифікатору України. Відповідно до посад, затверджених у штатному розписі підприємства, складаються накази про прийняття працівників на роботу, а також вносяться записи до трудової книжки. Якщо робітник претендує на одержання пенсії за віком на пільгових умовах за працю в шкідливих або небезпечних умовах відповідно до ст. 13 Закону України «Про пенсійне забезпечення», важливо, щоб найменування роботи, посади відповідало зазначеному в класифікаторі, інакше працівник втрачає право на отримання такої пенсії.

Здебільшого штатний розпис містить наступну інформацію:

• перелік посад;
• кількість штатних одиниць;
• суми посадових окладів та надбавок;
• місячний фонд оплати праці.

Деякі спеціалісти вважають, що посади робітників, які працюють за сумісництвом, штатним розписом затверджувати не потрібно, але цим документом мають зазначатися усі можливі на підприємстві посади, у тому числі й ті, на які приймаються сумісники. Причому за посадою сумісника може передбачатися як 1 штатна одиниця, так, наприклад, і 0,5 або 0,25 тощо.

На практиці оптимальна кіль­­кість штатних одиниць визначається на підставі розрахунку планового обсягу робіт та послуг з урахуванням затверджених норм праці. Посадовий оклад чи місячна тарифна ставка працівника не може бути меншою за розмір мінімальної заробітної плати.

При складанні штатного розпису потрібно врахо­ву­вати ви­мо­ги нормативно-правових актів та внутрішніх організаційно-нормативних документів підпри­ємства, таких як:

• організаційна структура та чисельність підприємства, положення з оплати праці;
• Закон України «Про оплату праці» від 24.03.1995 р. №108/95-ВР;
• Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту України від 29.07.1993 р. №58 з наступними змінами від 26.03.1996 р., 08.06.2001 р., 24.09.2003 р.;
• Інструкція зі статистики кількості працівників, затверджена наказом Державного комітету статистики України від 28.09.2005 р. №286 (зареєстрована у Міністерстві юстиції України 30.11.2005 р. за №1442/11722);
• національний класифікатор України ДК003:2010 «Класифікатор професій»;
• методика розрахунку чисельності окремих категорій працівників на основі норм із праці;
• міжгалузеві нормативи чисельності працівників;
• ліцензійні умови провадження господарської діяльності та інших.

Затвердження

Штатний розпис затверджу­ється керівником підприємства шляхом видання спеціального локального нормативного акта (наказу) (див. Додаток 2). Наказом з основної діяльності, а не наказом з особового складу, як часто помилково вважають. Однак керівник може передавати це право іншим працівникам, наприклад, своїм наказом, але здебільшого затвердження штатного розпису він залишає за собою.

Наказ, яким буде затверджено штатний розпис, оформлюється з дотриманням усіх вимог до організаційно-розпорядчої документації відповідно до Національного стандарту Украї­­ни «Державна уніфікована сис­те­ма документації. Уніфі­кована система організа­ційно­-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення докумен­тів ДСТУ 4163-2003».
Штатний розпис затверджу­ється на початку діяльності підприєм­ства, з часом, при необхідності, створюється новий документ або вносяться зміни до існуючого у випадку введення нових штатних одиниць, зміни розміру заробітної плати або істотних умов роботи (систем і розмірів оплати праці, розрядів і найменувань посад тощо).

Після внесення змін видається наказ, який має містити обґрунтування цих нововведень і їх формулювання. У разі структурної перебудови підприємства видається наказ про затвердження нового штатного розпису і скасування чинного. В інших випадках наказом вносяться зміни без перезатвердження чинного документа (див. Додаток 3).

Кількість і періодичність змін штатного розпису протягом року не обмежується. Але робити це щомісяця недоцільно, тому при складанні документа на початку року бажано враховувати перспективи розвитку підприємства.

Дата виведення посад (скорочення) або дата затвердження штатного розпису з урахуванням змін структури підприємства, наприклад, у зв’язку з реорганізацією (внесення змін до раніше визначених умов праці), мають бути такими, щоб підприємство, як цього вимагає ст. 492 КЗпП, мало змогу не пізніше ніж за два місяці попередити працівників, яких стосуються зміни. Якщо робітники підлягають вивільненню, ком­па­нії необхідно направити державній службі зайнятості за місцем розташування статистичну інформацію за формою №4-ПН (план), затвердженою наказом Міністерства праці та соціальної політики України 19.12.2005 р. №420.

Відповідальність

Нагадую, що ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення передбачає адміністративну відповідальність у вигляді штрафу, що наклада­ється на посадових осіб, відповід­них за ведення кадрового обліку, у розмірі від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 510 до 1700 грн). Такий саме штраф мають сплатити посадові особи у разі невідповідності штатного розпису нормам чинного законодавства, тобто якщо він затверджений не у встановленій формі, із використанням назв посад, не передбачених класифікатором.

Адміністративні штрафи за порушення трудового законодавства мають право накладати районні (міські) суди і Державний департамент нагляду за дотриманням законодавства про працю Мінпраці України (ст. 221 і ст. 2301 Кодексу про адміністративні правопорушен­ня) у порядку, передбаченому Інструкцією з оформлення органами Держ­наглядпраці матеріалів про адміністративні правопорушен­ня, затвердженою наказом Міні­стер­ства праці та соціальної політики від 21.03.03 р. №72.