№4(15)(2013)

Уважаемые читатели! В прошлый раз мы рассмотрели существующий в современном делопроизводстве порядок приема и обработки документов, поступающих в любой организации. В данной статье я хочу обратить ваше внимание на сроки выполнения основных документов, которые были приняты и зарегистрированы службой делопроизводства и рассмотрены руководителем учреждения или его заместителями.

Служба делопроизводства в соответствии с возложенными на нее задачами, среди прочего, осуществляет контроль за своевременным рассмотрением и прохождением принятых на обработку входящих документов и следит за сроками их выполнения.

Как отмечается в Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением КМУ от 30 ноября 2011 № 1242 (п.190), срок исполнения документа может устанавливаться в нормативно-правовом акте, распорядительном документе или резолюции руководителя учреждения (его заместителя), которая пишется на резолютивной листе к каждому отдельно зарегистрированного входящего письма.

Сроки исполнения входящих документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления (регистрации). В случае, когда последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий (выходной / праздничный) день, последним днем срока исполнения считается первый рабочий день после нерабочего.

Среди всего перечня входных документов, получают организации, особое внимание следует обратить на выполнение основных документов. К основным документам, поступающих в учреждения, относятся: Указы, распоряжения и поручения Президента Украины; запросы и обращения народных депутатов Украины, решения Кабинета Министров Украины; проекты актов КМУ на согласование; протесты, предписания, представления и постановления прокурора Украины; запросы на публичную информацию; обращения граждан; письма поручения и письма-запросы учреждений высшего уровня; телеграммы и прочее. Эти документы передаются на рассмотрение руководителю учреждения сразу после регистрации.

Итак, рассмотрим сроки выполнения каждого отдельно взятого основного документа, выполнение которых подлежит обязательному контролю.

Выполнение указов, распоряжений и поручений Президента Украины осуществляется в течение 30 календарных дней с даты вступления одним из перечисленных актов (при условии, что в акте или поручении срок исполнения не определен).

Запрос народного депутата Украины выполняется не позднее чем в пьет пятнадцатидневный срок со дня его поступления или в другой срок, который установит Верховная Рада Украины. Кроме запросов народных депутатов Украины, в организации могут поступать запросы депутатов местных Советов. Такие запросы рассматриваются в установленный указанным Советом срок.

Обращение народного депутата Украины должно быть выполнено в течение десяти дней со дня его регистрации. В случае невозможности рассмотрения запроса или обращения народного депутата Украины в установленный срок, субъектом осуществления такого запроса или обращения составляется и направляется официальное письмо, в котором указывается причина необходимости продления срока рассмотрения. Однако даже с учетом срока продления, срок исполнения депутатского обращения не может превышать 30 календарных дней с момента его поступления.

Проекты актов Кабинета Министров Украины соглашаются учреждениями, которым они направлены, в срок, установленный главными разработчиками этих актов.

Протест прокурора на акт, противоречащий закону, и постановление прокурора о возбуждении дисциплинарного производства или производства об административном правонарушении, рассматриваются в десятидневный срок после их поступления. Письменное предписание прокурора об устранении нарушений закона выполняется немедленно.

Иногда организации и учреждения от физических, юридических лиц, объединений граждан без статуса юридического лица получают запросы на публичную информацию. Сроки выполнения таких запросов - не более пяти рабочих дней со дня их поступления. Но в зависимости от характера таких запросов их срок может быть и другой. Если запрос касается информации, необходимой для защиты жизни или свободы лица, состояния окружающей среды, качества пищевых продуктов и предметов быта, аварий, катастроф, опасных природных явлений и других чрезвычайных событий, которые произошли или могут произойти и несут угрозу безопасности граждан, то ответ на такой запрос должен быть предоставлен не позднее 48 часов с момента поступления запроса.

Распорядитель информации, запрашиваемой может продлить срок рассмотрения запроса на информацию до 20 рабочих дней, но обязательно обосновав такое продление (запрос касается большого объема информации, требует ее поиска среди значительного количества данных и др.). О необходимости продления срока выполнения запроса на информацию ее распорядитель направляет запрашивающему соответствующее письмо, но не позднее пяти рабочих дней со дня получения (регистрации) этого запроса.

Ответ на обращение граждан должна предоставляться в месячный срок со дня его получения. В случае невозможности решения поставленных в обращении вопросов в течение установленного срока руководитель / заместитель руководителя учреждения устанавливает новый срок исполнения этого обращения, о чем в письменной форме сообщают лицу, подавшему обращение. В целом общий срок выполнения обращения граждан не может превышать 45 дней.

Принятые на обработку организацией письма поручения и письма-запросы учреждений высшего уровня выполняются до указанного в них срока. Для обработки телеграмм, в которых затрагиваются вопросы, требующие срочного решения, устанавливается срок до двух дней. Остальные телеграмм обрабатываются в течение десяти дней. Организацию контроля за выполнением вышеуказанных основных документов, поступивших в компании, осуществляет первый заместитель или заместитель руководителя в соответствии с распределением их функциональных обязанностей.

В учреждениях с большим объемом документооборота действует служба контроля - специальное подразделение, которое обеспечивает непосредственный контроль за выполнением всех зарегистрированных документов, в которых установлено задание, а также выполнение которых подлежит обязательному контролю (основные документы).

В структурных подразделениях непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на лицо, ответственное за делопроизводство данного подразделения. Ответственность за выполнение входного документа в определенный срок несут лица, указанные в распорядительном документе, резолюции руководителя, и непосредственные исполнители. Если же документ выполняется несколькими работниками учреждения, ответственным за организацию выполнения является работник, который в резолюции руководства указанный первым.

Главный исполнитель поставленной на контроль документа организует работу соисполнителей: он определяет сроки представления ими предложений, порядок согласования и подготовки проекта документа.

Соисполнители, в свою очередь, несут ответственность за надлежащую подготовку и своевременное представление главному исполнителю свои предложения по выполнению контрольного документа. Как отмечает Типовая инструкция по делопроизводству № 1242, «исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта ответа на документ или нового документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителю учреждения, а в некоторых случаях - руководителю структурного подразделения , а также в случае необходимости - подготовку для пересылки адресату ».

Проекты ответов на выполнение входящих документов обязательно проверяются на правильность их составления и оформления, наличие соответствующих виз и приложений и подаются на подпись вместе с документами, на основании которых они были составлены.

В случае если ответственный исполнитель документа идет в отпуск, едет в командировку, освобождается т.д., он передает все неисполненные документы другому работнику (при условии согласования со своим непосредственным руководителем). Информация о передаче на выполнение контрольных документов другом исполнителю обязательно доводится до службы контроля (ответственного за делопроизводства лица).

Уважаемые читатели! Желаю вам своевременного и надлежащего выполнения поставленных задач и до следующих встреч на страницах журнала.