№8(19)(2013)

Уважаемые читатели! В течение всего периода нашего с вами общения на страницах журнала был рассмотрен порядок создания, учета, согласования, передачи документов, которые не содержат информации с ограниченным доступом (несекретных документов). Однако существуют материальные носители информации с ограниченным доступом. Доступ к этой информации имеет только ограниченный круг лиц, и обнародование ее запрещено законом. Это осуществляется исключительно в интересах национальной безопасности или охраны прав человека. К информации с ограниченным доступом относится конфиденциальная, служебная и секретная информация. Любая другая информация считается открытой, и получить доступ к ней имеют право все граждане Украины, независимо от того, касается их она непосредственно или нет.

В данной статье рассмотрим порядок оформления и направления документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, содержащих служебную информацию (далее – документы).

В статье 9 Закона Украины «О доступе к публичной информации» приведено следующее определение служебной информации: «Служебная информация – информация, содержащаяся в документах субъектов властных полномочий, которые составляют внутриведомственную служебную корреспонденцию, докладные записки, рекомендации, если они связаны с разработкой направления деятельности учреждения или осуществлением контрольных, надзорных функций органами государственной власти, процессом принятия решений и предшествуют публичному обсуждению и/или принятию решений; информация, собранная в процессе оперативно-розыскной, контрразведывательной деятельности, в сфере обороны страны, которая не отнесена к государственной тайне».

Доступ к таким документам предоставляется в соответствии с ч. 2 ст. 6 этого Закона.
С целью обеспечения единого порядка учета, хранения и использования материалов, содержащих служебную информацию, Кабинетом Министров Украины принято Постановление «Об утверждении Инструкции о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, содержащих служебную информацию» № 1893 от 27 ноября 1998 г. (название Постановления с изменениями, внесенными согласно Постановлению КМУ № 938 (938-2011-п) от 07.09.2011 г.).

Согласно этому Постановлению, министерства и другие центральные органы власти могут утвердить ведомственные инструкции (при условии их согласования с СБУ и Государственной архивной службой).

Инструкция № 1893 определяет обязательный для всех центральных органов исполнительной власти, Совета министров АР Крым, местных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, независимо от форм собственности, порядок учета, хранения, использования и уничтожения документов, содержащих служебную информацию.

Перечни сведений со служебной информацией разрабатываются и утверждаются министерствами, другими центральными органами исполнительной власти, Советом министров АР Крым, областными, Киевской и Севастопольской городскими государственными администрациями.

Сотрудники организации, допущенные к работе с документами, содержащими служебную информацию, в обязательном порядке подлежат ознакомлению под расписку с Инструкцией № 1893 и соответствующими ведомственными инструкциями. Ознакомление проводят службы делопроизводства (канцелярии) организаций.

ВАЖНО!
Документам, содержащим служебную информацию, присваивается гриф «Для служебного пользования». Он проставляется на документах в правом верхнем углу первой страницы (над адресатом), а для изданий – на обложке с указанием номера экземпляра.

Например:

Необходимость проставления грифа «Для служебного пользования» (ДСП) определяется на основании утвержденных перечней:

• на документе – исполнителем или лицом, которое подписывает документ;
• на издании – автором (составителем) и руководителем, который подписал издание к печати.

Если гриф ограничения доступа невозможно нанести непосредственно на магнитный носитель информации, он должен быть указан в сопроводительном документе.

За выпуск документов «Для служебного пользования», которые тиражируются, несут ответственность руководители организаций (структурных подразделений). Печать документов осуществляется в печатном бюро организации или в структурных подразделениях под ответственность их руководителей.

Однако использование информационной, телекоммуникационной или информационно-телекоммуникационной системы для печати документов с грифом «ДСП» возможно только после создания в ней комплексной системы защиты информации.

После распечатки на обороте последней страницы каждого экземпляра документа «ДСК» исполнитель должен указать количество напечатанных экземпляров, свою фамилию и дату печатания документа.

Прием и учет (регистрация) документов с грифом «Для служебного пользования» осуществляются службой делопроизводства (канцелярией) организации, которая также ведет учет несекретной документации.
Полностью оформленные документы с грифом «Для служебного пользования» (распечатанные и подписанные) вместе с черновиками и вариантами (если таковые имеются) передаются для регистрации сотруднику службы делопроизводства (канцелярии), который осуществляет их учет. Черновики и варианты уничтожаются исполнителем в присутствии работника службы делопроизводства, о чем на экземпляре документа, который остается на хранении в службе делопроизводства (канцелярии) делается запись: «Черновики и варианты уничтожены. Дата. Подписи».
Далее документу присваивается учетный номер. Учет документов и изданий с грифом «ДСП» ведется в журналах установленной формы отдельно от другой несекретной документации. Учет магнитных носителей информации с грифом «Для служебного пользования» ведется отдельно от бумажных, также в журналах установленной формы.

Страницы журналов нумеруются, журналы прошиваются и опечатываются. На последней пронумерованной странице журнала учета документов «ДСП» делается запись: «В этом журнале прошиты, пронумерованы и скреплены печатью... листов», которая подписывается работником службы делопроизводства и заверяется печатью «Для пакетов».
Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы с грифом «Для служебного пользования».
Направление документов с грифом «Для служебного пользования» адресатам в пределах Украины осуществляется только рекомендованными или ценными почтовыми отправлениями и курьерами организаций. При этом издания, дела, документы «ДСК» должны быть вложены в конверты или упакованы таким образом, чтобы исключалась возможность доступа к ним.

Запрещается на конвертах (упаковках) документов с грифом «Для служебного пользования» указывать фамилии и должности руководителей организаций (структурных подразделений) и исполнителей документов, а также наименования структурных подразделений. На них указываются только наименования и адреса получателя и отправителя, номера вложенных документов с проставлением отметки «ДСП».

Организация, получающая документы с грифом «Для служебного пользования» от сторонних организаций, не имеет права на их размножение без письменного на это согласия этих организаций.

Напоследок хочу привести предостережение, указанное в п. 9 Инструкции о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, содержащих служебную информацию, утвержденной Постановлением КМУ № 1893 от 27 ноября 1998 г.: «Сотрудникам (исполнителям), допущенным к работе с документами с грифом «Для служебного пользования», запрещается сообщать устно или письменно кому бы ни было сведения, содержащиеся в этих документах, если это не вызвано служебной необходимостью».

Как сказал когда-то У. Шекспир: «Пусть осуждают тебя за молчание – не ругали бы только за болтливость!».