Письмо Миндоходов от 14.05.2013 г. №2521/6/99-99-18-06-05-15
Министерство доходов и сборов Украины в письме от 14.05.2013 г. №2521/6/99-99-18-06-05-15 напомнило об основных требованиях к электронному документообороту.
Статьей 14 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 г. №851 (далее - Закон №851) установлено, что электронный документооборот осуществляется в соответствии с законодательством Украины или на основании договоров, определяющих взаимоотношения субъектов электронного документооборота. Использование электронного документа в гражданских отношениях осуществляется согласно общим требованиям совершения сделок, установленным гражданским законодательством.
Согласно п. 2 ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. №996-XIV (далее - Закон №996), первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь следующие обязательные реквизиты :
- дату и место составления;
- название предприятия, от имени которого составлен документ;
- содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;
- должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.
При этом п. 2.3 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. №88 установлено, что первичные документы, созданные в электронном виде, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.
В случае составления и хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами (п. 6 ст. 9 Закона №996).
Также чиновники напомнили о том, что, согласно п. 85.2 Налогового кодекса Украины (далее - НКУ), налогоплательщик обязан предоставить должностным лицам территориальных органов Миндоходов в полном объеме все документы, принадлежащие или связанные с предметом проверки.
При проведении проверок должностные лица территориальных органов Миндоходов имеют право получать от налогоплательщиков надлежащим образом заверенные копии первичных финансово-хозяйственных, бухгалтерских и других документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) объектов налогообложения, неуплате налогов, сборов (обязательных платежей), нарушении требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на территориальные органы Миндоходов (п. 85.4 НКУ).
Копией документа на бумаге для электронного документа является визуальное представление электронного документа на бумаге, которое засвидетельствовано в соответствии с Порядком засвидетельствования наличия электронного документа (электронных данных) на определенный момент времени, утвержденным постановлением КМУ от 26.05.2004 г. №680.
При этом невыполнение налогоплательщиком требований по оформлению первичных документов и других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, которые ведутся в электронном виде, необходимых для их признания территориальными органами Миндоходов, является основанием для непризнания их подтверждающими документами такими органами.
