Какие сроки предусмотрены для хранения документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов субъектом хозяйствования, в том числе, если проверка контролирующим органом не проводилась более 1095 дней? Разъясняет ГФСУ.
В подкатегории 135.01 ресурса «ЗИР» налоговики отметили, документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов, должны храниться 3 года (2555 дней для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием).
По истечении сроков хранения документов субъект хозяйствования, в установленном законодательством порядке передает их в архив, сообщает ДЕБЕТ-КРЕДИТ.
В то же время, если указанные выше документы, связанные с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, то такие документы должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и / или решения дела судом, но не менее 1095 дней со дня представления налоговой отчетности.
Кроме НКУ, устанавливающий сроки хранения документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля, в Украине существует ряд нормативных актов, регулирующих вопросы хранения, уничтожения и передачи таких документов в Национальный архивный фонд.
Так, в соответствии со ст. 32 Закона №3814, предприятия, учреждения и организации, основанные на частной форме собственности, объединения граждан и религиозные организации обязаны обеспечить сохранность документов, накопившихся за время их деятельности, к проведению экспертизы их ценности в порядке, установленном настоящим Законом .
В соответствии с Порядком №1004, экспертизу ценности документов проводят экспертные и экспертно-проверочные комиссии с участием владельца документов или уполномоченного им лица.
Основным нормативным актом, предназначенным для использования всеми организациями при отборе на хранение и для уничтожения типовых документов, является Перечень №578 / 5. Этот документ устанавливает сроки хранения документов, в зависимости от их типа.
Формально уничтожать документы без проведения экспертизы и получения соответствующего заключения налогоплательщик не имеет права. Но на практике за несоблюдение сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрено лишь административную ответственность: от 136 до 255 грн.
Как следует из анализа приведенных норм действующего законодательства, срок хранения документов должна быть не менее 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредоставления - с предусмотренного НКУ предельного срока представления такой отчетности (как это предусмотрено НКУ). После окончания этих сроков предприятие не несет предусмотренной НКУ ответственности за необеспечение сохранности документов и, учитывая истечение сроков давности, ему не может быть определено налоговое обязательство контролирующим органом.
Уничтожать документы без проведения экспертизы и получения соответствующего заключения налогоплательщик не имеет права. При этом часто рядом со сроками хранения документов в Перечне № 578/5 приводится замечание «при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для органов исполнительной власти, государственных фондов, бюджетных организаций, субъектов хозяйствования государственного сектора экономики, предприятий и организаций, которые получали средства из бюджетов всех уровней и государственных фондов или использовали государственное или коммунальное имущество, - ревизии, проведенной органами государственной контрольно-ревизионной службы по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности. В случае возникновения споров (споров), возбуждение уголовных дел, открытие судами производства по делам - хранятся до принятия окончательного решения ». Поэтому, как отмечается в письме Государственной архивной службы Украины 03.07.2013 г.. №01.2 / 2629, уничтожения неревизированних (непроверенных) финансовых и бухгалтерских документов не допускается.
Но на практике, за несоблюдение сроков хранения бухгалтерских документов в. 164-2 КУоАП предусмотрено только административную ответственность (от 136 грн до 255 грн). И пока эти штрафы могут применять только органы госфинконтроля (ст. 234-1 КУоАП).
Итак, если порядок хранения и уничтожения документов, установленный Минюстом, нарушается, но налоговая проверка периода, в котором они использовались, прошла или истекли сроки хранения документов, установленные НКУ, налоговики наказать виновного плательщика налога не смогут.
Так же не смогут налоговики и доначислить налоговое обязательство в случае, если по определенным отчетным периодом (в том числе за налогоплательщиком, которого они не проверяли) истекли сроки давности, установленные ст. 102 НКУ: позднее окончания 1095 дня (или 2555 дня при проведении проверки контролируемой операции), следующего за последним днем предельного срока представления налоговых деклараций
