Форма и порядок использования доверенности изложены в Инструкции о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденной приказом Минфина Украины от 16.05.1996 г. № 99 (далее — Инструкция).

При заполнении оборотной стороны доверенности следует учесть, что перечень ценностей, которые надлежит по ней получить (графа "Наименование ценностей" в бланке доверенности), приводится с обязательным указанием названия и количества ценностей (именно количества, а не стоимости), независимо от того, отражены ли такие сведения в документах на отпуск ТМЦ. В незаполненных строках оборотной стороны доверенности проставляют прочерки.

Если при заполнении формы допущена ошибка, то ее можно исправить зачеркиванием, а сверху написать правильный текст. Рядом ставится пометка "Исправлено верно", дата внесения исправления и подпись доверенного лица. В соответствии с п. 12 Инструкции № 99 запрещается отпускать ценности по доверенности, выданной с нарушением установленного порядка заполнения или с незаполненными реквизитами.

При этом следует учесть, что доверенность на получение ТМЦ нельзя рассматривать как первичный учетный документ. Ведь на ее основании какие-либо хозяйственные операции не оформляются и бухгалтерские проводки не формируются. Доверенность лишь подтверждает полномочия лица на совершение определенных действий. А значит, на нее не распространяются требования об оформлении первичных документов, главное — четко подтвердить, что перед вами представитель заказчика.

Минфин, Глав КРУ и даже Высший хозсуд настаивают на том, что доверенность «не является документом, подтверждающим факт хозяйственной операции по передаче товара» (см. постановления ВХСУ от 25.02.2010 г. № 28/199, от 18.02.2010 г. № 22/34, от 31.05.2011 г. № 3/029-11). То есть, доверенность не удостоверяет осуществления расходов или отпуск товара. Она подтверждает правомерность получения товара представителем предприятия  и его на то полномочия. Следовательно, сам по себе факт выдачи доверенности каких-либо налоговых последствий не влечет.

Однако следует учесть, что в случае отсутствия заключенного письменного договора поставки, накладная на отпуск ТМЦ и доверенность (если они верно составлены и могут четко отразить весь процесс поставки с необходимыми данными о поставщике и покупателе) могут служить доказательствами в суде, если покупатель не рассчитается за поставленный товар. Кроме того, если, к примеру, не соответствуют заполненные данные о наименовании и/или количестве ТМЦ, то соответственно могут быть злоупотребления со стороны доверенного лица.