В соответствии с пп. 140.1.7 НКУ, в состав налоговых расходов в случае командировки физических лиц, могут быть включены расходы на проезд (в т. ч. перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки, всеми видами транспорта. Также расходы на проезд, который подтверждается электронным билетом (при наличии посадочного талона и документа об оплате).

Напоминаем, что согласно ст. 140 НКУ расходы на командировку являются расходами двойного назначения. В соответствии с пп. 140.1.7 НКУ, любые расходы на командировку могут быть включены в состав налоговых расходов при наличии документов, подтверждающих связь командировки с деятельностью предприятия.

В соответствии с письмом Миндоходов в г. Киеве № 5132/10/26-15-1701-06 от 11.10.2013 г., для подтверждения расходов на приобретение электронного билета необходим такой пакет документов:

- оригинал расчетного или платежного документа, подтверждающего осуществление расчетной операции в наличной или безналичной форме (платежное поручение, расчетный чек, кассовый чек, расчетная квитанция, выписка по карточному счету, квитанция к приходному кассовому ордеру);

- оригиналы отрывной части посадочных талонов пассажира; посадочный документ и перевозочный документ, распечатанные на бумаге (транспортные билеты).

В соответствии с совместным приказом Миндоходов и Мининфраструктуры от 30.05.2013 г. № 331/137 электронный документ, сформированный в соответствии с Законом Украины «Об электронных документах и электронном документообороте», является договором на перевозку пассажира (багажа); а посадочный документ - это визуальная форма электронного проездного документа или его части на бумажном или электронном носителе информации, содержит уникальный код и уникальный номер электронного проездного документа.

Кроме того, для подтверждения расходов на приобретение электронного ж/д билета можно дополнительно сослаться на письмо Госадминистрации ж/д транспорта Украины от 25.09.2013 г. № 11/1698.

То есть, чтобы отнести такие расходы в состав налоговых и возместить их сотруднику, необходимо:

- доказать связь командировки с хозяйственной деятельностью предприятия;

- наличие оригинала документа об оплате за электронный ж/д билет;

- наличие распечатанного ж/д билета;

- правильно оформленный отчет командированного сотрудника об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (утвержденный руководителем предприятия).