С началом работы предприятия назначается директор, который является нанимаемым работником, то есть с ним заключен трудовой договор или контракт (выдан приказ о принятии на работу или есть протокол сборов учредителей о назначении одного из них директором). Согласно ст. 21 КЗоТ трудовой договор является соглашением между работником и владельцем предприятия, учреждения, организации либо уполномоченным им органом или физическим лицом, в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу, определенную этим соглашением, с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а владелец предприятия, учреждения, организации либо уполномоченный им орган или физическое лицо обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, необходимые для выполнения работы, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

Согласно ч. 3 ст. 64 Хозяйственного кодекса Украины предприятие имеет право самостоятельно, то есть без согласования с выборным органом первичной профсоюзной организации или другим представительным органом нанимаемых работников, наряду с определением организационной структуры устанавливать численность и штатное расписание. Учитывая необходимость урегулирования и обеспечения прав работников на труд, защиты от незаконного увольнения и оплаты труда, утверждение штатного расписания является обязательным, а его отсутствие следует считать нарушением требований законодательства о труде, за которое работодатель может нести административную ответственность согласно части первой статьи 41 Кодекса Украины об административных нарушениях (письмо Министерства труда и социальной политики Украины от 17.06.2008 года № 165/06/186-08).

 Согласно Инструкции № 58 трудовые книжки ведутся на всех работников, которые работают на предприятиях, в учреждениях, организациях (далее – предприятия) независимо от формы собственности и организационно-правовой формы или у физического лица свыше пяти дней, в т.ч. лиц, которые являются совладельцами (владельцами) предприятий, крестьянских (фермерских) хозяйств, граждан, которые работают по трудовому договору в иностранных представительствах, у иностранных корреспондентов, сотрудников международных организаций и других приравненных к ним иностранцев на территории Украины. Все записи в трудовой книжке о принятии на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении, а также о наградах и поощрениях вносятся владельцем или уполномоченным им органом после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Учитывая вышеупомянутое, дата создания штатного расписания должна быть установлена со дня приема руководителя предприятия. При дальнейшем приеме бухгалтера необходимо внести изменения в штатное расписание на основании приказа по предприятию, который отнесен к приказам по общей деятельности и внесению изменений в утвержденное штатное расписание. Основанием для указания соответствующей даты приема на работу бухгалтера и внесения записи в трудовую книжку должен быть изданный приказ руководителя предприятия.