№11-12(34-35)(2014)

Скидки сопровождают коммерческую деятельность любой современной компании. Для многих специалистов скидки являются синонимом увеличения объемов продаж, прибыльности бизнеса, привлечения потенциальных партнеров. Одновременно скидки требуют к себе усиленного внимания и контроля со стороны топ-менеджмента. Оптимальный вариант – проведение аудиторской проверки процесса предоставления скидок, их обоснованности.

Регламенты

Аудитор, приступая к проверке скидок, первым делом должен запросить все документы, имеющиеся в компании и регламентирующие процесс предоставления скидок. Это могут быть отдельные приказы руководства, должностные инструкции специалистов отдела продаж и бухгалтерской службы, прайс-листы, специальные положения о предоставлении скидок.

Изучив такие документы, аудитор должен найти ответы на следующие вопросы:

• каким категориям клиентов, покупателей предоставляются скидки;
• каким образом в компании принято классифицировать покупателей (по размерам продаж, географическому региону, периоду работы и т.п.), кто несет за это ответственность, какими документами подтверждается статус клиента (дилер, дистрибьютор, оптовик);
• какие причины предоставления скидок – маркетинговая политика, сезонные скидки и т.п.;
• кто в компании принимает решение, предоставлять скидку каждому конкретному клиенту или нет;
• имели ли место в истории компании случаи необоснованного предоставления скидок на продукцию, были ли расследованы и проанализированы данные случаи, какие меры приняты по недопущению таких нарушений в будущем;
• каким документом в компании дается разрешение на предоставление скидки;
• как давно были разработаны и утверждены локальные нормативные акты (приказы, положения и т.д.), касающиеся скидок, насколько они актуальны в нынешней рыночной ситуации, соответствуют ли они действующему налоговому законодательству, не содержат ли в себе налоговых рисков, вписываются ли в существующие бизнес-процессы компании;
• в каких случаях аннулируются скидки, кто несет ответственность за своевременное аннулирование скидок (например, если оптовый клиент не выполняет заданного объема закупок);
• соблюдается ли принцип маркетинга «скидки не всегда и не для всех»;
• событие, согласно которому клиент считается исполнившим условия для получения скидки, на основании каких документов это устанавливается, например, это может быть отгрузка продукции со склада, подписание накладной, подписание спецификации к договору на партию товара;
• входит ли в объем закупок, на который предоставляется скидка, НДС, акциз, стоимость доставки, стоимость тары и упаковочных материалов;
• если скидка предоставляется на покупку продукции на определенную сумму, то будет ли производиться увеличение необходимого объема закупок, если продавец увеличит цену единицы продукции.

Если предприятие в своей сбытово-маркетинговой деятельности использует дисконтные карты, аудитор должен обратить внимание на порядок выпуска дисконтных карт, предоставления по ним скидок, отображены ли они в приказах дирекции компании, положении о продаже товаров по дисконтным картам. Главный акцент, который должен присутствовать в указанных документах, – дисконтная карта является собственностью компании продавца, а покупатель – ее пользователь.

Скидки и потребители

Аудитору важно проверить, во избежание возможных штрафов со стороны контролирующих органов, соблюдаются ли в компании положения по защите прав потребителей:

• Понятие «скидка» и его синонимы применяются при следующих условиях:
  • заранее определенный и ограниченный период предоставления скидки;
  • цена продукции ниже обычной цены.
• Понятие «распродажа» и его синонимы применяются при соблюдении условий:
  • распродажа всех товаров в границах определенной территории или четко определенной группы товаров;
  • длительность распродажи ограничена во времени;
  • цены на товары, подлежащие распродаже, ниже обычных цен.
• После публичного объявления о начале проведения распродажи, применении скидок (реклама и прочие информационные мероприятия) до потребителей должна быть доведена информация о цене продукции до начала проведения такой распродажи и цене продукции уже с учетом скидки.

Первичные документы

Подтверждением скидок являются первичные документы, которые должны быть оформлены с указанием размера скидки, принципа ее распределения по ассортиментным позициям – в каждой накладной или акте приема-передачи.

Оптимальным будет оформление акта предоставления скидок, который будет документально подтверждать условия предоставления скидки, предусмотренные договором. Составляется такой документ продавцом товара и должен содержать исчерпывающую информацию о накладной (дата, номер), а также по каким позициям в указанной накладной предоставлены скидки.

Документами, подтверждающими скидки, могут быть прайс-листы, решения совета директоров, утвержденные расчеты скидок, письменные отчеты о ценах фирм-конкурентов и т.п. Главное правило – все документы должны подтверждать, что скидки способствуют увеличению спроса на продукцию, следовательно – увеличивается объем продаж, возрастает прибыль.

Скидки в результате уценки

В случаях, когда товар потерял привлекательный внешний вид, качественные характеристики, морально устарел, получил дефекты, истекает срок хранения/пригодности, компания должна оформить акт уценки продукции и определить новую цену реализации.

Аудитору следует проверить, соблюдается ли следующий порядок при предоставлении скидки в результате уценки продукции:

1. С целью выявления продукции, подлежащей уценке, проведения самой уценки, в компании приказом дирекции должна быть создана комиссия, в состав которой должны войти главный бухгалтер, экономист по ценообразованию, технолог, маркетолог, завскладом (товаровед).
2. Уценка проводится либо по данным инвентаризации, либо по учетным данным на первое число месяца.
3. На основе анализа данных о наличии продукции, подлежащей уценке, составляются перечни такой продукции, где указываются: полное наименование, количество, цена продукции, себестоимость продукции, предложения по размеру уценки. Такие перечни подаются на рассмотрение и утверждение руководителю компании для принятия решения.
4. Изучала ли такая комиссия ранее составленные перечни уценки, какие выводы были сделаны, какие мероприятия проведены.
5. Размеры уценки продукции должны определяться комиссией на основе экспертных оценок и с учетом потери продукцией потребительских качеств, количества подобной продукции на складе, количества такой и аналогичной продукции на рынке.
6. Продукция, которая уже была уценена, но не реализована, может подвергаться повторной уценке.
7. Данные об уценке продукции комиссией фиксируются в акте уценки продукции, оформляемом в двух экземплярах, один из которых берется в учет бухгалтерией, второй – хранится у материально-ответственного лица.
8. Проведена ли специальная перемаркировка продукции, которая прошла уценку. Перемарки­ровка должна быть проведена под контролем членов комиссии.
9. Основываясь на анализе данных о количестве продукции, соответствующие специалисты проводят работу по пересмотру договоров, прайс-листов, подготавливают маркетинговые предложения, проводят рекламно-информационные мероприятия с клиентами.

Контроль скидок в учетной системе

В настоящее время, как правило, каждая компания имеет автоматизированный учет, поэтому аудитору необходимо обратить внимание, как в процессе учета, формирования первичных документов и отчетов контролируется процесс предоставления скидок.
В программе должны быть предусмотрены следующие возможности:

• разграничение прав доступа к различным функциям, касающимся скидок, путем авторизации и идентификации (например, только начальник отдела продаж может ввести в учетную систему данные, разрешающие сезонные скидки);
• контроль общей суммы скидки, предоставляемой покупателям;
• выявление отклонений от заранее заданного значения цены;
• учет плановой себестоимости/базовой цены;
• программный запрет специалисту, выписывающему счета и накладные, формировать указанные документы по ценам ниже заданной базовой цены, например, должен быть установлен параметр «Не отпускать продукцию с ценой ниже определенного типа»;
• автоматический расчет отклонения по каждой товарной позиции и общей суммы отклонения от базовой стоимости при выписке первичного документа (счета, накладной, акта) и заполнении табличной части документа;
• формирование отчетов с целью анализа предоставленных скидок: «Предоставленные скидки» – информация обо всех предоставленных автоматических скидках в разрезе условий предоставления и позиций номенклатуры, «Продажи по дисконтным картам» – анализ объема продаж по различным дисконтным картам;
• отчет об обороте клиента по дисконтной карте, редактирование скидок;
• важно наличие и техническая поддержка накопительной системы скидок, а не просто дисконтной карты с постоянной скидкой;
• работа с вип-клиентами, например, на базе дисконтных карт;
• регистрация дисконтных карт, подарочных сертификатов, в случае их применения компанией, блокировка купонов на скидку;
• учет дисконтных карт – в окне должны отображаться следующие параметры списка дисконтных карт: номер дисконтной карты, код (содержит уникальный идентификатор дисконтной карты, штрих-код, информацию, записанную на магнитной ленте), владелец, скидка, цена.
• возможность установить скидку в зависимости от условий продажи с обязательной фиксацией в базе данных даты установки скидки, Ф.И.О. ответственного сотрудника, основания для установки скидки;
• возможность отмены скидок путем формирования списка условий/документов, при которых скидку необходимо отменить; должны четко фиксироваться дата отмены скидки, Ф.И.О. сотрудника, установившего отмену, причина, ссылка на положение или приказ руководства;
• база данных индивидуальных скидок для постоянных клиентов;
• выбирать варианты предоставления скидок – в начале чека с пересчетом цен, в конце чека (по дисконтной карте, с клавиатуры);
• автоматическое управление размером скидки – по сумме чека, по дисконтной карте, по количеству, рекламная акция, по времени;
• возможность комбинации скидок.

Прайс-лист

Аудитор должен обратить внимание, как на предприятии формируется и используется прайс-лист, основное назначение которого – контроль отпускных цен. Привлекаются ли для его формирования руководители отделов маркетинга и продаж, финансово-экономических служб? Насколько регулярно пересматривается этот важный до­кумент, проводится ли внеочередной пересмотр прайс-листа в случае увеличения себестоимости, значительной затоваренности склада, изменения ситуации на рынке? Кто вправе вносить изменения в прайс-лист: сотрудникам отдела продаж должно быть категорически запрещено вносить изменения, такая функция должна быть закреплена за финансовой службой, планово-экономическим отделом или бухгалтерией. Проводятся ли сотрудниками указанных подразделений выборочные проверочные мероприятия по контролю и обоснованности применения прайс-листа, отдельных его разделов, скидок отдельным категориям покупателей?

Особое внимание аудитора заслуживает ситуация, когда в силу специфики рынка или выстроенных бизнес-процессов определение отпускных цен/размера скидки возлагается на менеджеров по продажам. Необходимо помнить, что в такой ситуации имеет место конфликт интересов, и аудитор должен указать на это топ-менеджменту компании, поскольку менеджер по продажам должен как можно больше продать, и в то же время с высокими ценами большой объем продаж не сделаешь. В связи с этим может иметь место значительный доход от реализации, но низкое значение прибыли. Мотивация персонала отдела продаж должна быть направлена не только на выполнение плана продаж в натуральных единицах измерения (поддоны, тонны и т.п.), выполнение плана по объему выручки, но и на соблюдение заданного уровня прибыльности, что позволит опосредствованно контролировать скидки в компании.
Проверить следует и порядок сохранения конфиденциальности. Как правило, политика в сфере продаж предусматривает сохранение информации об объемах продаж, уровне цен каждого клиента. Следует не допускать утечки информации о продажных ценах одного клиента другому.

Необходимо проверить сотрудников отдела продаж на предмет прямого лоббирования интересов отдельных клиентов и наличия системы «откатов». Здесь аудитор может порекомендовать применять «Отчет по скидкам».

С помощью такого отчета легко проконтролировать менеджеров отдела продаж, в случае если каждый из них ответственен и наделен правом предоставления скидок. Тогда графа 7 покажет злоупотребление, если процент скидки больше заданного уровня, а сравнение граф 6 и 7 с данными аналогичного периода – графы 8 и 9 – характеризует динамику отношений с клиентом. Это повод задуматься, почему скидка увеличилась или уменьшилась. Главное правило – убрать влияние сезонности, сравнивать нужно аналогичные периоды. Возможно, изменения произошли в маркетингово-сбытовой политике, и решение принималось на уровне топ-менеджмента, тогда можно проанализировать, насколько такое решение было эффективным, увеличился ли объем продаж.

Экономическое обоснование

Аудитор может расчетным путем проверить, насколько обосновано введение той или иной скидки.

Первый этап – определить доход от реализации и прибыль при применении обычных цен. В таблице 1 приведены данные по продажам по базовым ценам.

Второй этап – определить результативность продаж при применении скидки покупателям (таблица 2).

Следующий этап – определение финансового результата. Предоставление скидки обычно анонсируется, рекламируется, на что тоже требуются определенные финансовые затраты (ЗР), поэтому фактический результат (ФР) в результате предоставления скидок будет: ФР = ПС − ПО − ЗР.

То есть в нашем случае из финрезультата 840 − 750 = 90 грн необходимо вычесть еще затраты на рекламу.

Анализ

Важно наладить в компании постоянный анализ-контроль распределения дохода от реализации по фактическим уровням цен реализации продукции с учетом всех предоставленных покупателям скидок (таблица 3).

Вывод – 39 % выручки было получено в результате продаж по ценам ниже средней, в результате предоставления скидок, т.е. продажи данного продукта сильно зависят от политики предоставления скидок. Одновременно 36 % выручки – это продажи по ценам выше средней, компании следует внимательно относиться к такой категории покупателей, направить свою маркетинговую политику на увеличение данного сегмента.

Сейчас в арсенале компаний большое разнообразие способов предоставления скидок, важно только подобрать необходимые критерии их предоставления, обосновать размер, что позволит компании привлекать новых клиентов, строить эффективное сотрудничество с существующими и потенциальными клиентами. Однако и методов контроля скидок немало, что поможет компании сохранить необходимую прибыльность.