№1(24)(2014)

Заполнение авансового отчета в программе 1С:Предприятие 8.2 может происходить и на основании докумен­та «Расходный кассовый ордер», и как самостоятельного документа.

Документ «Авансовый отчет» можно найти через меню «Документы» – «Закупки» – «Авансовые отчеты» (рис. 1).

Документ содержит несколько табличных частей, которые расположены на соответствующих закладках (рис. 2).

Заполнение документа начинаем с установки значений реквизитов, находящихся в его шапке. Выбираем значения организации (ООО «Вышиванка»), склада (основной), указываем назначение (командировочные или хозяйственные расходы). Обязательно выбирается физическое лицо, которому необходимо отчитаться за полученные средства. Если нужная запись отсутствует в справочнике физичес­ких лиц, создаем ее, не выходя из процесса заполнения «Авансового отчета» (рис. 3).

Если денежные средства выдавались ранее, информация о них заполняется на закладке «Авансы», где указывается до-
кумент, на основании которого были выданы денежные средства подотчетному лицу. Это может быть один из таких документов, как: «Расходный кассовый ордер», «Платежное поручение исходящее» или «Платежный ордер на списание денежных средств». Также здесь указываются суммы выданных авансов в той валюте, в которой сотруднику выданы денежные средства. На закладке «Авансы» после нажатия на кнопку «+» в табличную часть документа добавляется новая строка. Выбирается необходимый вид документа. На рис. 4 отображен аванс, выданный работнику через кассу расходным кассовым ордером.

В случае приобретения работником товарно-материальных ценностей информация о них отображается на закладке «Товары». В табличную часть вводится информация о товарах, приобретенных подотчетным лицом за выданные денежные средства, а также данные о докумен­те, согласно которому происходит подтверждение оплаты за ТМЦ (фискальные чеки, товарные чеки, квитанции к ПКО). Подобно действиям на закладке «Авансы», товар в табличную часть добавляется с помощью зеленой кнопки «+» или клавиши «Ins» на клавиатуре.

На рис. 5 содержится информация о приобретении подотчетным Ивановым И.И. ниток по фискальному чеку. Так же, как в случае с отсутствием физического лица в справочнике «Физические лица», новую номенклатурную позицию можно создать, не выходя из документа.

Приобретение возвратной тары отражается на третьей закладке документа «Тара». Действия по добавлению приобретенной возвратной тары аналогичны действиям с ТМЦ.

При предоставлении отчета об использованных денежных средствах, выданных на командировку или под отчет, который содержит информацию об оплате работником оказанных поставщиком услуг, данные о такой операции фиксируются на закладке «Оплата».

В табличной части указывается контрагент, которому была осуществлена оплата, номер, дата и вид документа, согласно которому осуществлена оплата, а также заполняется информация о назначении платежа (содержание хозяйственной операции), которая будет отображена в печатной форме отчета.

Заполнение табличной части документа при оплате, например за электроэнергию, будет выглядеть, как показано на рис. 6.

Отражение расходов на командировку, проезд, проживание на период командировки осуществляется с помощью закладки «Прочее» документа «Авансовый отчет».

Заполнение данной закладки происходит так же, как и предыдущих, путем нажатия кнопки «Ins» либо «+» на панели программы. В качестве дополнительной информации указывается та статья затрат, на которую необходимо отнести прочие расходы подотчетного лица (рис. 7). Кроме того, с помощью записей в закладке «Прочее» можно отобразить оплату налогов и сборов, осуществленных за наличные деньги.

В закладке «Дополнительно» указывается подразделение организации, по которому проводится данный документ, а также пользователь, заполнивший документ «Авансовый отчет». Проведение документа «Авансовый отчет» осуществляется с помощью кнопки «ОК» либо сочетания клавиш «Ctrl+Enter».

Вывести документ на печать (рис. 8) можно с помощью кнопки «Печать» или кнопки «Авансовый отчет».
Для корректного отражения операций в регламентированном учете в каждой закладке указывается необходимый счет и аналитика бухгалтерского учета приобретаемых объектов (или счет учета расчетов с поставщиками, которым произведена оплата).

При проведении документа формируются бухгалтерские записи по дебету счетов, указанных в табличных частях документа, и кредиту счета «Расчеты с подотчетными лицами» (рис. 9, 10, 11).

Рассмотрим движение проведенного документа по регистрам при условии, что наше предприятие находится на упрощенной системе налогообложения и не является плательщиком НДС.

В случае приобретения товарно-материальных ценностей будут задействованы следующие регистры накопления сведений (рис. 12):

• «Партии товаров на складах (управленческий учет)» – отражаются приобретенные номенклатурные позиции с указанием количества и сумм приобретения в управленческом учете;
• «Товары на складах», «Товары организации» – отражаются приобретенные номенклатурные позиции с указанием их количества;
• «Взаиморасчеты с подотчетными лицами» – уменьшается сумма задолженности подотчетного лица;
• «Закупки» – отражаются приобретенные номенклатурные позиции с указанием количества и сумм приобретения;
• «Журнал проводок (бухгалтерский учет)» – отражаются бухгалтерские проводки по счетам, которые указаны в проведенном документе.

При заполнении закладки «Оплата»:

• «Расчеты с контрагентами», «Взаиморасчеты с контрагентами» – отражается сумма оплаты, проведенная «Авансовым отчетом» по указанному контрагенту;
• «Взаиморасчеты с подотчетными лицами» – уменьшается сумма задолженности подотчетного лица по выданным авансам;
• Регистр бухгалтерии «Журнал проводок (бухгалтерский учет)» – отражаются бухгалтерские проводки по счетам, которые указаны в проведенном документ­е, как правило, по счетам 631, 685 или 3711 и 3721.

При заполнении закладки «Прочее»:

• «Затраты» – отображаются суммы понесенных расходов по указанным в документе статьям затрат;
• «Взаиморасчеты с подотчетными лицами» – уменьшается сумма задолженности подотчетного лица по выданным авансам;
• «Закупки» – отражены расходы по документу;
• Регистр бухгалтерии «Журнал проводок (бухгалтерский учет)» – отражаются бухгалтерские провод­ки по счетам, которые указаны в проведенном документе.