№4(27)(2014)

Для корректного кадрового учета и последующего безошибочного начисления зарплаты сотрудникам необходим правильный и последовательный учет работников в 1С: Предприятие.

При ведении кадрового учета в системе 1С: УТП 8.2 следует учесть несколько правил:

• работник не может одновременно иметь в организации основное место работы и работать в ней по внешнему совместительству;
• работник не может одновременно иметь основное место работы более чем в одной организации;
• работник может работать в одной организации и как основной сотрудник, и как внутренний совместитель;
• одним и тем же документом о приеме нельзя принять работника на основное место работы и на работу по совместительству.

В конфигурации существует два справочника, которые имеют отношение к сотрудникам организации – «Физические лица» и «Сотрудники организаций».

После того как сведения о работнике внесены в справочник «Физические лица», необходимо приступить к его регистрации как сотрудника организации. Для этого открываем справочник «Сотрудники организаций», выбирая в главном меню пункт «Справочники» → «Предприятие» → «Сотрудники организаций». Или открываем справочник через пункт меню «Операции» → «Справочники» → «Сотрудники организаций» (рис. 1).

Рис. 1

Новую учетную запись создаем с помощью клавиши Ins или пункта «Добавить» меню «Действия». В сформированной карточке выбираем кнопку «Создать нового сотрудника, выбрав его из справочника физических лиц», а также нажимаем на ссылку справа «Открыть справочник физических лиц для выбора», выделенную голубым цветом (рис. 2).

Рис. 2

В открывшемся справочнике выбираем необходимого нам сотрудника. Данные из справочника физических лиц автоматически переносятся в карточку сотрудника (рис. 3).

Рис. 3

Данные дополняются табельным номером, который система автоматически присваивает новой записи, а также наименованием организации и видом занятости (рис. 4).

Рис. 4

Прием на работу

После того как данные о сотруднике заполнены, приступаем к приему сотрудника на работу в организацию. Эту операцию выполняем с помощью документа «Прием на работу в организацию», который можно найти, выбрав пункт меню «Документы» → «Кадровый учет» → «Прием на работу в организацию». Новый документ создаем с помощью клавиши Ins или пункта «Добавить» меню «Действия». В табличное поле документа добавляем созданного ранее сотрудника (рис. 5).

Рис. 5

Следует заметить, что в случае приема на работу в один день нескольких лиц в табличную часть документа «Прием на работу в организацию» можно добавить не одного сотрудника, а нескольких. Далее заполняем учетные данные, необходимые для кадрового учета и начисления зарплаты. Указываем подразделение организации, должность, дату приема на работу, график работы, заполняем способ отражения в бухучете, который выбираем из справочника «Способы отражения зарплаты в регламентированном учете», в который можно ввести наименование нового способа отражения заработной платы и выбрать статью затрат из справочника «Статьи затрат» (рис. 6).

Рис. 6

В нижнем табличном поле добавляем начисления, взносы, взносы с фонда оплаты труда и удержания из соответствующих справочников и регистров (рис. 7).

Рис. 7

Перед проведением документа обязательно проверяем правиль­ность заполненных данных, поскольку от верности их внесения и заполнения зависит последующее ведение учета по сотруднику. Если все верно, нажимаем кнопку «Ок», которая записывает и проводит документ «Прием на работу в организацию». После этого сотрудник будет принят на работу. В случае необходимости, на основании докумен­та «Прием на работу в организацию» предусмотрена возможность внести некоторые дополнительные сведения относительно сотрудника, например по льготе на НДФЛ
и/или сведения о банковских карточках работника при выплате на них зарплаты после начисления, о чем свидетельствует изменившаяся запись в справочнике сотрудников (рис. 8).

Рис. 8

На основании проведенного документа «Прием на работу в организацию» можно распечатать распоряжение (приказ) о приеме работников (типовая форма П1) (рис. 9).

Рис. 9

В следующем номере рассмотрим документ «Кадровое перемещение в организации» и «Увольнение из организации».