Командировка на собственном автомобиле может быть оформлена следующими способами:
путем выплаты компенсации за использованный собственный автомобиль в служебной командировке;
путем заключения договора аренды собственного автотранспорта на время командировки (в данном случае стоимость аренды будет объектом обложения НДФЛ и ВС);
путем заключения договора займа (безвозмездного пользования).
Если руководитель предприятия дает разрешение сотруднику использовать для поездки в командировку собственный автомобиль с последующей компенсацией расходов на топливо, то сумма такой компенсации будет для него дополнительным благом.
Дополнительные блага подлежат налогообложению НДФЛ и ВС. Причем в соответствии с пп. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 НКУ, дополнительное благо, предоставленное в неденежной форме, исчисляется по правилам, определенным п. 164.5 ст. 164 НКУ. Кроме того, предприятие будет финансировать такие расходы за свой счет, так как отнести данные выплаты к расходам не сможет.
Если предприятие заключает с работником договор (аренды или займа) на использование его автомобиля в своей деятельности, то стоимость топлива, купленного за подотчетные средства, оприходованного на баланс предприятия и списанного в соответствии с подтверждающими документами на командировку, не является объектом обложения НДФЛ, ВС и ЕСВ (письмо ГФС от 13.01.2016 г. №25/14/06-30-17-01-42).
Таким образом, во избежание налогообложения суммы возмещения налогоплательщику стоимости горючего, использованного во время пребывания в командировке на собственном автомобиле, предприятию следует заключить с работником документ об использовании его автомобиля в своей деятельности, а уже потом списать приобретенное им топливо.