Форма та порядок використання довіреності викладені в Інструкції про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей, затвердженої наказом Мінфіну України від 16.05.1996 р. № 99 (далі – Інструкція).

При заповненні зворотного боку довіреності слід врахувати, що перелік цінностей, які належить по ній отримати (графа «Найменування цінностей» у бланку довіреності), наводиться з обов’язковим зазначенням назви й кількості цінностей (саме кількості, а не вартості), незалежно від того, чи відображені такі відомості в документах на відпуск ТМЦ. У незаповнених рядках зворотного боку довіреності проставляють прочерки.

Якщо при заповненні форми допущена помилка, її можна виправити закресленням, а зверху написати правильний текст. Поруч ставиться позначка «Виправлено вірно», дата внесення виправлення та підпис довіреної особи. Відповідно до п. 12 Інструкції № 99, забороняється відпускати цінності за довіреністю, виданою з порушенням встановленого порядку заповнення або з незаповненими реквізитами.

При цьому слід врахувати, що довіреність на отримання ТМЦ не можна розглядати як первинний обліковий документ. Адже на її підставі будь-які господарські операції не оформляються та бухгалтерські проводки не формуються. Довіреність лише підтверджує повноваження особи на вчинення певних дій. Значить, на неї не поширюються вимоги про оформлення первинних документів, головне – чітко підтвердити, що перед вами представник замовника.

Мінфін, ГоловКРУ і навіть Вищий господарський суд наполягають на тому, що довіреність «не є документом, що підтверджує факт господарської операції з передачі товару» (див. постанови ВГСУ від 25.02.2010 р. № 28/199, від 18.02.2010 р. № 22/34, від 31.05.2011 р. № 3/029-11). Тобто, довіреність не засвідчує здійснення витрат або відпуск товару. Вона підтверджує правомірність отримання товару представником підприємства і його на те повноваження. Отже, сам по собі факт видачі довіреності не тягне податкових наслідків.

Проте слід врахувати, що у разі відсутності укладеного письмового договору поставки, накладна на відпуск ТМЦ та довіреність (якщо вони складені вірно і можуть чітко відобразити весь процес поставки з необхідними даними про постачальника й покупця) можуть служити доказами в суді, якщо покупець не розрахується за поставлений товар. Крім того, якщо, наприклад, заповнені дані не відповідають найменуванню та/або кількості ТМЦ, то, відповідно, можуть бути зловживання з боку довіреної особи.