Незалежно від місця свого працевлаштування (на підприємстві, в установі та організації, чи у фізичної особи) усі працівники є застрахованими особами в системі загальнообов’язкового державного соціального страхування, яке в свою чергу включає і допомогу по вагітності та пологах для жінок.

Виплачує дану допомогу Фонд соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, а от готувати документи і робити розрахунки буде роботодавець або його бухгалтер, якщо такий є.

Робити це потрібно швидко, щоб виконати дві умови, зазначені у ст. 52 Закону про страхування від непрацездатності:

• розглянути документи для призначення допомоги по вагітності і пологам не пізніше десяти днів з дати їх надходження;
• виплатити кошти в найближчий (з дати призначення допомоги) день, встановлений для виплати заробітної плати.

Оформляємо документи

На першому етапі розгляду необхідно взяти у працівниці заяву та оформити Наказ про надання відпустки. Хоча законодавством така потреба і не визначена, адже відповідно до ст. 17 Закону про відпустки, декретна відпустка жінкам надається на підставі медичного висновку. Проте без даних документів не обійтися, адже по-перше, жінка має заявити про своє бажання взяти відпустку. Крім того бувають випадки, коли у жінки ще є бажання попрацювати і вона не хоче іти у відпустку з того дня, коли у неї відкрито лікарняний. В цьому випадку вона повинна у заяві вказати конкретну дату, з якого вона візьме відпустку. А вже на підставі цієї заяви бухгалтер або підприємець видає наказ про надання відпустки по вагітності і пологам строком, який вказано у лікарняному листку. Роботодавець не має права відмовити жінці в декретній відпустці.

Крім цього, так як кошти повністю відшкодовує Фонд соцтраху, то перед тим, як розраховувати суму декретних, комісія (уповноважений) по соцстрахуванню, обов’язково оформляє протокол (рішення) про їх призначення. Отже, перші документи: заява, наказ, протокол. Їх ви будете зберігати у себе.

Розраховуємо суми декретних

Для розрахунку суми декретних потрібно знати всього два показники: розмір середньоденної заробітної плати та кількість днів відпустки.

Тривалість декретної відпустки як правило складає 70 календарних днів до родів та 56 після – всього 126 календарних днів. При ускладнених родах або при народженні двох або більше дітей післяродовий період подовжується до 70 днів і загальна тривалість відпустки складає уже 140 днів. В такому випадку жінці видається другий листок по вагітності і пологам строком на 14 календарних днів.

Механізм розрахунку середньоденної зарплати наступний:

1. Розраховуємо заробітну плату за шість місяців, що передують місяцю виходу в декрет.

Береться та зарплата, з якої був сплачений єдиний внесок. Тобто у розрахунок включаємо відпускні за усі види відпусток і т.п., а от суми лікарняних потрібно із даного розрахунку виключити.

У разі, якщо співробітниця не виходитиме на роботу, розрахунок декретних проводиться, виходячи з посадового окладу (тарифної ставки). Такий висновок випливає з п. 10 Порядку розрахунку середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат із загальнообов'язкового державного соціального страхування, затвердженого постановою КМУ від 26.09.01 р. № 1266, де сказано: якщо в розрахунковому періоді перед настанням страхового випадку застрахована особа не мала заробітку з поважних причин (тимчасова непрацездатність, відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами, відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та шестирічного віку за медичними висновками), середня зарплата для розрахунку страхових виплат визначається, виходячи з місячної тарифної ставки (посадового окладу), установленої співробітниці на момент настання страхового випадку.

2. Рахуємо кількість календарних днів за місяці розрахункового періоду.

При розрахунку календарних днів із розрахунку:

• віднімаються календарні дні, які не були відпрацьовані по поважній причині: тимчасова непрацездатність (лікарняний), відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку і т.п. (абз. 3 п. 14 Порядку № 1266);
• не виключаємо святкові та неробочі дні, які припали на розрахунковий період;
• не виключаємо час відпусток без збереження заробітної плати, наданої на підставі ст. 25 і ст. 26 Закону про відпустки та ін. норм законодавства.

3. Множимо середньоденний заробіток на кількість календарних днів декретної відпустки.

Якщо декретна відпустка подовжується на 14 календарних днів, то ще раз розраховувати середньоденний заробіток не потрібно. Такий листок непрацездатності буде продовженням попереднього, отже і розрахунковий період залишиться незмінним. Вам залишиться лише помножити вже відому середньоденну заробітну плату на 14 календарних днів.

Подаємо документи до ФСС з ТВП

Підставою для фінансування страхувальників Фондом соцстрахування є оформлена за встановленим зразком заява-розрахунок, що містить інформацію про нараховані застрахованим особам суми матеріального забезпечення за їх видами. Заява-розрахунок готується у двох примірниках. Один із примірників разом із наданими застрахованими особами документами, на підставі яких призначене матеріальне забезпечення, зберігається у страхувальника, а другий подається до робочого органу фону. На практиці працівники фонду крім заяви – розрахунку просять надати наступні документи:

• копію правильно заповненого листка непрацездатності;
• ксерокопію трудового договору з працівницею, якій призначається допомога;
• оригінал або завірену банком копію квитанції останньої (на момент подання заявки) сплати єдиного соціального внеску (в розрізі нарахувань на ФЗП);
• Органи Фонду соцстрахування здійснюють фінансування протягом 10 робочих днів після надходження заяви.

Виплачуємо декретні

Допомога по вагітності і пологам виплачується однією сумою за весь період відпустки після прийняття комісією рішення про її призначення (тобто оформлення згаданого на початку статті протоколу). Датою такої виплати є найближчий, після прийняття цього рішення, день виплати зарплати. Зверніть увагу на те, що в ідеалі, на цей день дані кошти вже повинні бути відшкодовані Фондом, адже виплачувати декретні за рахунок власних коштів, розраховуючи на компенсацію від Фонду, ні в якому разі не потрібно. Це пов’язано із тим, що кошти із спеціального рахунку, який відкривається спеціально для одержання коштів від Фонду, можуть іти виключно на виплату соціальної допомоги і їх не можна буде перекинути на розрахунковий рахунок. Тому, щоб не порушувати чинне законодавство і власний спокій, краще не затягувати із підготовкою документів, тим більше, що нічого складного в даному процесі не має.

Візьміть до уваги!

Оскільки тепер з 01.07.2013 р. період відпустки по вагітності та пологах входить до страхового стажу для пенсії — осіб, які отримують допомогу по вагітності та пологах, включили в список застрахованих осіб у системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування.

Ставки ЄСВ для допомоги по вагітності та пологах встановили такі самі, як і для допомоги по тимчасовій непрацездатності, тобто ЄСВ нараховують на суми допомоги по вагітності та пологах залежно від категорії платника в розмірі 33,2% (8,41%, 5,3%, 5,5%), а з осіб, які її отримують, утримують 2% від суми зазначеної допомоги.

Водночас прописано порядок нарахування ЄСВ на допомогу по вагітності та пологах. Суми ЄСВ слід розраховувати за кожний місяць окремо таким чином:

• обчислити середньоденний розмір допомоги по вагітності та пологах, розділивши її загальну суму на кількість днів, за які вона нарахована;
• розрахувати суму допомоги по вагітності та пологах окремо за кожен день, перемноживши середньоденний розмір допомоги на кількість календарних днів відпустки, що припадають на місяць, за який її нарахували;
• визначити суму ЄСВ (33,2%, 8,41%, 5,3%, 5,5%), яку має нарахувати роботодавець окремо за кожен місяць;
• утримати ЄСВ (2%) із суми допомоги по вагітності та пологах, що припадає на відповідний місяць, за кожен місяць окремо.

Звісно, нараховуючи ЄСВ, слід враховувати виплати для визначення максимальної величини бази нарахування ЄСВ за кожен місяць окремо й у такій послідовності: зарплата, у т.ч. в натуральній формі; винагорода за цивільно-правовими договорами; допомога по тимчасовій непрацездатності та допомога по вагітності й пологах (Постанова Правління Пенсійного фонду України від 17.07.2013 р. № 11-1).