Відповідно до пп. 140.1.7 ПКУ, до складу податкових витрат у разі відрядження фізичних осіб можуть бути включені витрати на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження, усіма видами транспорту, а також витрати на проїзд, який підтверджується електронним квитком (за наявності посадкового талона та документа про оплату).
Нагадуємо, що згідно зі ст. 140 ПКУ витрати на відрядження є витратами подвійного призначення. Відповідно до пп. 140.1.7 ПКУ, будь-які витрати на відрядження можуть бути включені до складу податкових витрат за наявності документів, що підтверджують зв’язок відрядження з діяльністю підприємства.
Відповідно до листа Міндоходів в м. Києві № 5132/10/26-15-1701-06 від 11.10.2013 р., для підтвердження витрат на придбання електронного квитка необхідний такий пакет документів:
- оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції в готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка по картковому рахунку, квитанція до прибуткового касового ордеру);
- оригінали відривної частини посадочних талонів пасажира; посадочний документ і перевізний документ, роздруковані на папері (транспортні квитки).
Згідно зі спільним наказом Міндоходів і Мінінфраструктури від 30.05.2013 р. № 331/137, електронний документ, сформований відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», є договором на перевезення пасажира (багажу), а посадочний документ – візуальна форма електронного проїзного документа або його частини на паперовому або електронному носії інформації (містить унікальний код і унікальний номер електронного проїзного документа).
Крім того, для підтвердження витрат на придбання електронного ж/д квитка можна додатково послатися на лист Держадміністрації ж/д транспорту України від 25.09.2013 р. № 11/1698.
Тобто, щоб віднести такі витрати до складу податкових і відшкодувати їх співробітнику, необхідно:
- довести зв’язок відрядження з господарською діяльністю підприємства;
- наявність оригіналу документа про оплату за електронний ж/д квиток;
- наявність роздрукованого ж/д квитка;
- правильно оформлений звіт відрядженого співробітника про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (затверджений керівником підприємства).
