Форму звіту про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування до органів доходів і зборів (форма № Д4 (місячна)) та Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування затверджено наказом Міністерства доходів і зборів України від 09.09.2013 р. № 454 (далі – Звіт та Порядок № 454 відповідно).

Згідно з п. 3.1 Порядку № 454, звітним періодом для цієї форми звіту є календарний місяць, а подавати його слід не пізніше 20-го числа місяця, що настає за звітним періодом.

Виправлення помилки в поточному звітному періоді

Якщо помилка зроблена в поточному звітному періоді, згідно з п. 5.1 Порядку № 454, страхувальник має право до закінчення терміну подання цього звіту повторно сформувати та подати звіт до органу доходів і зборів за місцем взяття на облік.

Чинним вважається останній електронний або паперовий звіт, поданий страхувальником до закінчення термінів подання звітності, визначених цим Порядком.

Виправлення помилки, допущеної в минулому звітному періоді

Відповідно до п. 5.2. Порядку № 454, якщо страхувальник самостійно виявив недостовірні відомості, подані після закінчення звітного періоду та/або накопичені в електронних базах даних персоніфікованого обліку, він подає до відповідного територіального органу доходів і зборів необхідні скасовуючі документи щодо виявлених недостовірних відомостей про застраховану особу та одночасно початкові документи із зазначеними вірними відомостями на одну застраховану особу разом з пояснювальною запискою щодо зміни відомостей.

Якщо страхувальником було допущено помилку в реквізитах (крім сум), яка стосується страхувальника або застрахованої особи, – подаються скасовуючі документи. Зміни в сумах нарахованої заробітної плати або доходу та в зв’язку з цим нарахованих сум єдиного внеску за звітний місяць при формуванні й поданні скасовуючих документів не допускаються (п. 5.2. Порядку № 454).

Якщо страхувальник допустив помилки, окрім вказаних вище змін, він повинен сформувати та подати разом зі звітом за поточний звітний період звіт за попередній період, який містить: перелік таблиць звіту, відповідну таблицю зі статусом – скасовуюча – з відомостями, які були помилкові, на одну або декількох застрахованих осіб та відповідну таблицю зі статусом – початкова – із зазначеними правильними відомостями на одну або декількох застрахованих осіб. Звіт, сформований для виправлення помилок за попередні звітні періоди, не повинен містити таблиць 1-4 додатка 4 до цього Порядку.

Враховуючи наведене вище, у випадку невірного зазначення періоду лікарняного, щоб виправити помилку, страхувальнику слід скласти:

• таблицю 6, зазначивши тип форми таблиці «скасовуюча», за місяць, в якому була допущена помилка. У ній навести лише ті відомості, що підлягають виправленню, оскільки вони були зазначені в раніше поданій таблиці 6 щодо тієї застрахованої особи, де був невірно зазначений період лікарняного (повністю переписуємо рядок, що підлягає виправленню з попереднього звіту);
• таблицю 6, зазначивши тип форми таблиці «початкова», за той самий місяць, та в графі 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування***» навести правильні відомості лише щодо тієї особи, дані по якій підлягають виправленню;
• перелік таблиць звіту (Титульний аркуш) – при цьому зазначити, що це звіт за той місяць, у якому відбулась помилка; у самій таблиці переліку зазначити, що подається таблиця 6 і в стовпчиках «кількість аркушів» та «кількість рядків» записати «2»;
• скласти пояснювальну записку довільної форми на ім’я керівника відповідного органу доходів і зборів за місцем взяття на облік, наприклад, такого змісту: «Повідомляємо, що в звіті за березень 2014 року в таблиці 6 було наведено невірний період лікарняних (визначити період). Помилку виправлено шляхом подання скасовуючої та початкової форми таблиці 6, у яких наведено правильний період згідно з п. 5.2 Порядку № 454».