Порядок формування страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування визначається Порядком формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затвердженим Постановою правління Пенсійного фонду України від 08.10.2010 р. № 22-2, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 01 листопада 2010 року за № 1014/18309 (далі – Порядок № 22-2).

Правила формування таблиці 6 додатку 4 визначені п. 4.9 Порядку № 22-2.

Відповідно до абз. 9 п. 4.9 Порядку, якщо нарахування заробітної плати здійснюються за попередній період, зокрема у зв'язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, вони включаються до заробітної плати того місяця, в якому були здійснені.

Застосування окремого типу нарахувань для такого виду виплат, як уточнення відпрацьованого часу, пов’язаного з тимчасовою непрацездатністю (надання особою листка тимчасової непрацездатності), Порядком № 22-2 не передбачені.

У Вашому випадку слід керуватися вищезазначеними нормами Порядку.

Отже, у застрахованої особи буде декілька записів у таблиці 6 додатка 4:

• перший запис – сума нарахованої заробітної плати в звітному місяці, з врахуванням уточнення кількості відпрацьованого часу минулого періоду. Приклад: сума заробітку за відпрацьований час у звітному місяці становить 500 грн, сума уточнення відпрацьованого часу минулого періоду, пов’язаного з тимчасовою непрацездатністю, – 100 грн. Таким чином, загальний заробіток, що повинен бути відображений у таблиці 6 додатку 4, у звітному місяці складе 500 грн – 100 грн = 400 грн);
• інші записи – суми виплат, нараховані за дні тимчасової непрацездатності, відображаються в окремих рядках з кодом категорії застрахованої особи 29 у полі відповідного місяця тільки в сумі, що припадає на такий місяць.

Водночас нагадуємо: відрахування із заробітної плати працівників для покриття їх заборгованості підприємству, установі й організації, де вони працюють, можуть проводитись за наказом (розпорядженням) власника або уповноваженого ним органу для повернення сум, зайво виплачених внаслідок лічильних помилок (зі статті 127 Кодексу законів про працю України). Крім того, слід пам’ятати, що відповідно до Кодексу законів про працю України, існують обмеження розміру відрахувань із заробітної плати. При кожній виплаті загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20 %, а у випадках, окремо передбачених законодавством України, – 50 % заробітної плати, яка належить до виплати працівникові.

Якщо користуватися нормами закону, то при покритті заборгованості працівником необхідно враховувати, що залишок заробітної плати, яка належить до виплати у поточному місяці, не може бути меншим ніж половина загально нарахованої суми. Тобто виключена можливість повернення працівником зайво виплаченої суми за рахунок заробітної плати поточного місяця за один раз.

Отже, якщо сума заборгованості перевищує розміри нарахованої заробітної плати, необхідно переносити погашення боргу на наступні місяці роботи. Таким чином, фактично виключається можливість виникнення від’ємних сум нарахованої заробітної плати (доходу).