Відповідно до ч. 3 ст. 64 Господарського кодексу України підприємство має право самостійно, тобто без погодження з виборним органом первинної профспілкової організації або іншим представницьким органом найманих працівників, поряд з визначенням організаційної структури, установлювати чисельність і штатний розпис. З урахуванням потреби врегулювання і забезпечення прав працівників на працю, захисту від незаконного звільнення і оплати праці затвердження штатного розпису є обов’язковим, а його відсутність слід вважати порушенням вимог законодавства про працю, за яке роботодавець може нести адміністративну відповідальність згідно з частиною першою статті 41 Кодексу України про адміністративні порушення (лист Міністерства праці та соціальної політики України від 17 червня 2008 року № 165/06/186-08).
При зазначенні найменування посади у штатному розписі необхідно враховувати вимоги нормативно-правових актів, а саме керуватися Класифікатором професій. Назви посад та професій повинні відповідати назвам, наведеним у Класифікаторі професій. Відповідно й прийом на роботу працівників відбувається на посаду відповідно до штатного розпису.
При необхідності зміни у штатний розпис можуть бути внесені на підставі наказу по підприємству, що належать до наказів із загальної діяльності та внесенням змін до затвердженого штатного розпису.
