З початком роботи підприємства призначається директор, що є найманим працівником, тобто з ним укладено трудовий договір або контракт (видано наказ про прийняття на роботу чи є протокол зборів засновників про призначення одного з них директором). Згідно зі ст. 21 КЗпП трудовий договір є угодою між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом чи фізичною особою, за якою працівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цією угодою, з підляганням внутрішньому трудовому розпорядку, а власник підприємства, установи, організації або уповноважений ним орган чи фізична особа зобов'язується виплачувати працівнику заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.

Відповідно до ч. 3 ст. 64 Господарського кодексу України підприємство має право самостійно, тобто без погодження з виборним органом первинної профспілкової організації або іншим представницьким органом найманих працівників, поряд з визначенням організаційної структури, встановлювати чисельність і штатний розпис. Враховуючи необхідність врегулювання і забезпечення прав працівників на працю, захисту від незаконного звільнення й оплати праці, затвердження штатного розпису є обов’язковим, а його відсутність слід вважати порушенням вимог законодавства про працю, за яке роботодавець може нести адміністративну відповідальність згідно з частиною першою статті 41 Кодексу України про адміністративні порушення (лист Міністерства праці та соціальної політики України від 17.06.2008 р. № 165/06/186-08).

Згідно з Інструкцією № 58 трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємствах, в установах, організаціях (далі – підприємства) незалежно від форми власності та організаційно-правової форми або у фізичної особи понад п’ять днів, у т. ч. осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, громадян, які працюють за трудовим договором в іноземних представництвах, у іноземних кореспондентів, співробітників міжнародних організацій та інших прирівняних до них іноземців на території України. Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Враховуючи вищезазначене, дата створення штатного розпису має бути встановлена з дня прийому керівника підприємства. При подальшому прийомі бухгалтера необхідно внести зміни у штатний розпис на підставі наказу по підприємству, що належить до наказів із загальної діяльності та внесення змін до затвердженого штатного розпису. Підставою для зазначення відповідної дати прийому на роботу бухгалтера та внесення запису в трудову книжку має бути виданий наказ керівника підприємства.