Відповідно до статті 48 КЗпП на підприємців-роботодавців покладено обов'язок ведення трудових книжок на всіх найманих працівників, які працюють у них більше п'яти днів.

На практиці відповідний обов'язок реалізується так: підприємець на підставі зареєстрованого в центрі зайнятості трудового договору робить записи про прийняття або звільнення працівника в його трудовій книжці, після чого ці записи підтверджуються підписом посадової особи центру зайнятості та засвідчуються його печаткою. Відповідно ж до підпункту 2.20-1 Інструкції № 583 трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб – підприємців, зберігаються безпосередньо у працівників.

Усі записи, унесені підприємцем до трудової книжки, підтверджуються підписом посадової особи органу державної служби зайнятості, який зареєстрував трудовий договір підприємця з найманим працівником, і засвідчуються печаткою служби зайнятості.

Згідно з п. 6 Порядку № 260 від 08.06.2001 р. у разі закінчення строку трудового договору або припинення його дії достроково в трудовому договорі фізична особа робить запис про підстави його припинення з посиланням на відповідні статті КЗпП України, про що сторони сповіщають державну службу зайнятості, яка зареєструвала трудовий договір. Своєю чергою, працівник центру зайнятості повинен зняти трудовий договір з реєстрації протягом трьох днів, про що робиться відмітка у книзі реєстрації трудових договорів (п. 6 Постанови № 1168). Розірвання трудового договору має підтверджуватися підписами сторін трудових відносин у всіх примірниках трудового договору.

Зверніть увагу, ст.47 ч.2 передбачає у разі звільнення працівника з ініціативи власника або уповноваженого ним органу він зобов'язаний також у день звільнення видати йому копію наказу про звільнення з роботи. В інших випадках звільнення копія наказу видається на вимогу працівника.

Існує позиція, що зареєстрований у центрі зайнятості трудовий договір між працівником і підприємцем є документом, який фактично заміняє традиційні заяву та наказ про прийняття (звільнення) на роботу. Тому приватні підприємці не повинні оформляти накази про прийняття і звільнення з роботи працівників. Однак, типові форми первинної облікової документації, до яких відноситься наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) П-4, затверджені Наказом від 5 грудня 2008 року № 489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці», введені в дію з 1 січня 2009 року. Відповідно до Закону України «Про державну статистику»(ст. 13, 14 наприклад), Положення про Державний комітет статистики України, затвердження типових форм первинної облікової документації, які є обов'язковими для застосування всіма суб'єктами підприємницької діяльності незалежно від форм власності.