Согласно п. 170.9 ст. 170 НКУ расходы по авансовому отчету работника, подтвержденные документально, подлежат возмещению и не облагаются НДФЛ и военным сбором. Однако в соответствии с пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 НКУ под документально подтвержденными расходами подразумеваются именно оригиналы документов, а не их копии.
В вашем случае, в связи с отсутствием оригинала чека на горючее, на основании пп. 164.2.11 п. 164.2 ст. 164 НКУ возникает налогооблагаемый доход, из которого следует удержать НДФЛ в размере 18 % с применением натуркоэффициента 1,21951 и военный сбор в размере 1,5 %.
Последствия такого возмещения для предприятия
Для формирования объекта налогообложения налога на прибыль используются данные бухучета. Основанием для отражения хозяйственной операции в бухгалтерском учете является первичный документ. Так как оригинал чека отсутствует, а ТТН подтверждает только факт перевозки, но не является документом, на основании которого можно признавать расходы на приобретение горючего, предприятие не сможет ни оприходовать, ни затем списать ГСМ. Сумма начисленного работнику возмещения предприятие должно будет списать на прочие расходы.
При покупке горючего основанием для признания НК по НДС может быть налоговая накладная, зарегистрированная в ЕРНН, или фискальный чек на сумму не более 240 грн с НДС (п. п. 201.10, 201.11 ст. 201 НКУ). Поскольку данные документы отсутствуют, то при возмещении работнику таких расходов права на налоговый кредит у предприятия не будет.
