Для обліку руху та залишків грошових коштів на сплату відпусток працівникам (а також нарахування ЄСВ на суму відпусток) використовується рахунок 471 «Забезпечення виплати відпусток». Суми нарахованого резерву на відпустки визнаються витратами. Витрати на створення резерву обліковуються в кредиті субрахунку 471 у кореспонденції з рахунками 23, 91–94 залежно від категорії робітників (лист Мінфіну від 24.05.2007 р. № 31-34000-10-10/10654). Використання резерву відображається по дебету субрахунку 471 і кредиту субрахунку 661, 65.
Резерв на відпустки як забезпечення використовується для відшкодування тільки тих витрат, для яких він був створений. Тому, якщо резерв виявиться недостатнім, додаткові витрати з нарахування відпусток (а також ЄСВ) будуть зараховані до операційних витрат того періоду, коли вони виникли. Також зауважимо, що за субрахунком 471 не може бути дебетового залишку, бо неможливо використати резерв більше, ніж було нараховано.
