Согласно Порядка учета плательщиков налогов и сборов, утвержденного приказом Минфина от 09.12.2011 г. № 1588, при постановке на учет в контролирующие органы налогоплательщик должен заполнить форму № 1-ОПП, в которой указать данные о руководителе, главном бухгалтере или данные лица, на которое возложены обязанности по ведению бухучета налогоплательщика.
В соответствии с п. 48.5 ст. 48 НКУ, отчетность, которую налогоплательщик подает в контролирующие органы в обязательном порядке, должна быть подписана руководителем предприятия либо доверенным лицом, а также ответственным за ведение бухучета.
Если руководитель предприятия сам ведет бухгалтерский учет и представляет налоговую отчетность в контролирующие органы, то такая отчетность подписывается руководителем.
Согласно п. 48.5 ст. 48 НКУ, веским подтверждением подлинности налогового документа является наличие оригинала подписи:
уполномоченного лица на документе в бумажной форме или наличие в электронном документе электронной цифровой подписи налогоплательщика;
физлица-налогоплательщика либо его законного представителя;
лица, ответственного за ведение бухучета и представление налоговой декларации по договору о совместной деятельности или соглашения о разделе продукции.
Отсутствие на предприятии по объек­тивным причинам (отпуск, командировка, больничный и т.д.) руководителя или главного бухгалтера можно оговорить в учредительных документах, а именно в таких случаях возложить на другое лицо организационно-распорядительные или административно-хозяйственные обязанности.
Если учредительными документами это не предусмотрено, надлежащими организационно-распорядительными документами временно назначается лицо, уполномоченное исполнять соответствующий круг обязанностей.
Таким образом, если на работе отсутствует по уважительной причине руководитель или главный бухгалтер, налоговую отчетность может подписать другое лицо, уполномоченное соответствующими документами (учредительными, приказами или распоряжениями и т.д.) на время отсутствия выполнять их обязанности. При этом документ, подтверждающий такие полномочия, подается в контролирующий орган вместе с налоговой отчетностью.