Если сотрудник перед командировкой получил аванс, то по возвращению он в обязательном порядке должен представить отчет, утвержденный приказом Минфина Украины от 28.09.2015 г. № 841 (в редакции от 10.03.2016 г. № 350), об использовании выданных ему средств.
Сроки предоставления отчета предусмотрены Налоговым кодексом Украины и Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденным постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.
Если выдача аванса производилась наличными, то, в соответствии с пп. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 НКУ и пп. 2.11, 2.12 Положения о ведении кассовых операций, отчитаться за его использование необходимо до окончания пятого банковского дня, следующего за днем завершения командировки.
Иные сроки отчетности предусмотрены при использовании сотрудником в командировке корпоративных карт.
В соответствии с абзацами «а» и «б» пп. 170.9.3 НКУ и пп. 2.12 Положения о кассовых операциях, если выдача аванса производилась в безналичной форме с применением корпоративных платежных карт, нужно подать отчет до окончания:
третьего банковского дня, если средства снимали в банкомате;
десятого банковского дня, если расчеты проводились в безналичной форме.
Абзац «а» пп. 170.9.2 НКУ не предусматривает никаких условий для переноса сроков предоставления отчетности по командировкам.
Следовательно, если сотрудник по возвращению из командировки заболел или по какой-либо другой причине не успел вовремя подать отчет, сроки его подачи не продлеваются.
И, соответственно, с суммы, за которую не посту-
пил отчет, необходимо будет удержать налог на доходы в размере 18 % и военный сбор 1,5 % (индивидуальная налоговая консультация от 13.05.2017 г.
№ 175/5/99-99-13-02-03-16).
Кроме того, в соответствии со ст. 1 указа Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.1995 г. № 436/95, предприятие должно будет уплатить штраф в размере 25 % от суммы средств, по которой не отчитались.
Во избежание таких неприятностей советуем в вашей ситуации направить другого сотрудника к больному с пустым бланком, чтобы он его заполнил и поставил свою подпись.