Вы директор и вам на стол ежедневно попадает кипа бумаг на подпись, а ваш бухгалтер погряз в счетах-фактурах и отчетности в налоговую в двух экземплярах? Значит пришла пора перейти на электронный обмен документами.
Обмениваться документами онлайн и сдавать отчетность через интернет можно через электронные сервисы, одним из которых является сервис е-документооборота E-DOC. Первое, что необходимо для оптимизации работы таким образом — получить ЭЦП.
Электронный обмен документами предполагает наложение цифровой подписи и, при необходимости, электронной печати для придания юридической значимости документу. Следовательно, должностные лица, уполномоченные подписывать финансовые документы, коммерческие, юридические и т. д., должны иметь ЭЦП.
ЭЦП — это ваша личная подпись, которая идентифицирует вас и может храниться в удобном для вас доступном месте. Это дает возможность подписывать электронные документы за считанные секунды где бы вы ни находились.
Ключ ЭЦП генерируется в файл, который и будет представлять вашу подпись. ЭЦП является универсальным ключом, который вы можете использовать для подписания договоров в электронном виде, любых е-документов, отчетности в контролирующие органы и т.д.
Обращаем внимание, что ЭЦП содержит информацию о его владельце и сведения об организации. Т.е., подписывая документ в электронном виде, вы подтверждаете этот документ. При этом, в документе абсолютно точно отображено, что его подписал директор конкретной организации или тот, на кого выдана ЭЦП.
Кто в организации может иметь цифровую подпись?
ЭЦП может выдаваться юрлицу, ФЛП и даже частному лицу.
Ключи ЭЦП уникальны и сделать их копию или дубликат невозможно. Уникальность ключей ЭЦП диктует также необходимость использования своего персонального электронного ключа. Другими словами, если в организации электронная подпись нужна трем людям, это будут три разных ключа ЭЦП.
Но если в организации меняется директор — требуется получение новой ЭЦП, при этом необходимо отозвать старые сертификаты ключей. Более того, если директор меняет свою должность, он также меняет электронную подпись.
Сертификаты ключей заканчиваются в основном через год, после чего надо продлить срок действия ключа.
Советы по хранению ЭЦП
Хранить ЭЦП можно либо в компьютере, либо на съемном носителе, который обычно представляет собой USB флешку.
В первую очередь необходимо подумать о безопасности места, где вы храните свою подпись, как с точки зрения кражи или утери, так и с точки зрения повреждения компьютера или флешки с ЭЦП.
Рекомендуется также не включать и не выключать компьютер со вставленным в USB-разъем носителем с ЭЦП.
Такие случаи лучше предусмотреть. Потому что утерянный ЭЦП или сломанный носитель ведет к упущенным бизнес-возможностям, срыву подписания контракта и прямым денежным потерям. 
Электронные документы с наложением ЭЦП экономят ваше время, ускоряют процесс согласования, закрытия сделки и наделяют документ юридической силой.
