Існують матеріальні носії інформа́ції з обме́женим доступом. Доступ до цієї інформації має лише обмежене коло осіб і оприлюднення неї заборонено законом. Обмеження доступу до інформації здійснюється виключно в інтересах національної безпеки або охорони прав людини. До інформації з обмеженим доступом належить конфіденційна, службова та таємна інформація. Будь-яка інша інформація вважається відкритою і отримати доступ до неї мають право всі громадяни України, незалежно від того стосується їх ця інформація безпосередньо чи ні.
У статті 9 Закону України «Про доступ до публічної інформації» наведено наступне визначення службової інформації: Службова інформація – інформація, що міститься в документах суб`єктів владних повноважень, які становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію, доповідні записки, рекомендації, якщо вони пов`язані з розробкою напряму діяльності установи або здійснення контрольних, наглядових функцій органами державної влади, процесом прийняття рішень і передують публічному обговоренню та/або прийняттю рішень; інформація зібрана в процесі оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, у сфері оборони країни, яку не віднесено до державної таємниці.
Доступ до таких документів надається відповідно до частини другої статті 6 цього Закону.
З метою забезпечення єдиного порядку обліку, зберігання і використання матеріалів, що містять службову інформацію, Кабінетом Міністрів України прийнято Постанову від 27 листопада 1998 р. №1893 «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію» (назва Постанови із змінами, внесеними згідно з Постановою КМУ №938 (938-2011-п) від 07.09.2011).
Відповідно до цієі Постанови міністерства та інші центральні органи влади можуть затвердити відомчі інструкції ( за умови їх погодження з СБУ та Державною архівною службою).
Інструкція №1893 визначає обов’язковий для всіх центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів АР Крим, місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності порядок обліку, зберігання, використання та знищення документів, які містять службову інформацію.
Переліки відомостей із службовою інформацією розробляються і затверджуються міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, Радою міністрів АР Крим...
Співробітники організації, допущені до роботи з документами, що містять службову інформацію в обов`язковому порядку підлягають ознайомленню під розписку з Інструкцією №1893 та відповідними відомчими інструкціями. Ознайомлення проводять служби діловодства (канцелярії) організацій.
Важливо! Документам, що містять службову інформацію, присвоюється гриф "Для службового користування". Він проставляється на документах у правому верхньому кутку першої сторінки ( над адресатом), а для видань – на обкладинці із зазначенням номера примірника. Наприклад:
Для службового користування
Прим. №1
Міністерство внутрішніх справ України
Необхідність проставлення грифа «Для службового користування» визначається на підставі затверджених переліків: на документі – виконавцем або особою, що підписує документ; на виданні - автором (укладачем) і керівником, який підписав видання до друку.
Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на магнітний носій інформації, він має бути зазначений у супровідному документі.
За випуск документів «Для службового користування», що тиражуються, несуть відповідальність керівники організацій (структурних підрозділів).
Друкування документів «ДСК» здійснюється у друкарському бюро організації або у структурних підрозділах під відповідальність їх керівників.
Після роздрукування на звороті останньої сторінки кожного примірника документа «ДСК» виконавець повинен зазначити кількість надрукованих примірників, зазначити своє прізвище і дату друкування документа.
Приймання і облік (реєстрація) документів з грифом «Для службового користування» здійснюється службою діловодства (канцелярією) організації, яка також веде облік несекретної документації.
Повністю оформлені документи з грифом «Для службового користування» ( роздруковані та підписані) разом з чернетками та варіантами ( якщо такі є) передаються для реєстрації співробітнику служби діловодства ( канцелярії), який здійснює їх облік. Чернетки і варіанти знищуються виконавцем у присутності працівника служби діловодства, про що на примірнику документа, що залишається на зберігання в службі діловодства ( канцелярії) робиться запис: «Чернетки і варіанти знищені. Дата. Підписи».
Далі документу присвоюється обліковий номер. Облік документів та видань з грифом «ДСК» ведеться в журналах встановленої форми окремо від іншої несекретної документації.
Облік магнітних носіїв інформації з грифом «Для службового користування» ведеться окремо від паперових, теж у журналах встановленої форми.
Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом «Для службового користування».
Направлення документів з грифом «Для службового користування» адресатам у межах України здійснюється тільки рекомендованими або цінними поштовими відправленнями та кур`єрами організацій. При цьому видання, справи, документи «ДСК» повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них.
Забороняється на конвертах (упаковках) документів з грифом «Для службового користування» зазначати прізвища і посади керівників організацій (структурних підрозділів) і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів. На них зазначаються лише найменування і адреси одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставленням позначки «ДСК».
Організація, яка отримує документи з грифом «Для службового користування» від сторонніх організацій не має права на їх розмноження без письмової на це згоди цих організацій.
Наприкінці хочу навести застереження, зазначене у п. 9 Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженої Постановою КМУ від 27 листопада 1998 р. №1893: «Співробітникам (виконавцям), допущеним до роботи з документами з грифом «Для службового користування», забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою».
І як сказав колись У.Шекспір «Нехай засуджують тебе за мовчання – не лаяли б тільки за балакучість!»
