№7-8(42-43)(2015)

Наше время отличается стремительностью во всем, в том числе и в принятии, обработке и передаче информации. Это в полной мере касается и информации, получаемой и используемой в процессе существования предприятий. И этому способствует применение в работе предприятий современных, новейших информационных компьютерных технологий. Это относится и к процессу создания и дальнейшей обработки множества документов. В данной консультации будет уделено внимание организационно-правовым основам применения документов в электронном виде, их оценке и признанию в целях бухгалтерского учета и налогообложения, другим нюансам практического применения электронных документов.

Организационно-правовые основы применения электронного документооборота в Украине
Основным законодательным документом, регулирующим процесс электронного документооборота, является Закон № 8511. В соответствии со ст. 5 Закона № 851, электронным документом является документ, в котором информация зафиксирована в виде электронных данных, включая и обязательные реквизиты документа. Электронный документ имеет ту же юридическую и доказательную силу, что и его аналог в бумажном виде – это следует из ст. 8 Закона № 851. Применяются электронные документы и в целях бухгалтерского учета – в ч. 6 ст. 9 Закона о бухучете2 зафиксировано, что при составлении и хранении первичных документов в бухгалтерском учете на машинных носителях информации предприятие должно самостоятельно изготовить их копии на бумажных носителях по требованию остальных участников хозяйственного процесса, а также правоохранительных и других органов в рамках их законных полномочий. То есть, если на предприятии внедрен электронный документооборот с соблюдением требований Закона № 851, все равно по требованию контрагентов, прежде всего покупателей и заказчиков, должны выдаваться надлежаще оформленные первичные документы в бумажном виде: счета-фактуры, акты приема-передачи выполненных работ (предоставленных услуг), накладные на отпуск и пр. Также предприятия обязаны предоставлять документы в бумажном виде по требованию целого ряда государственных контролирующих органов, прежде всего органов ГФС в целях осуществления налогового контроля, это зафиксировано в Налоговом кодексе Украины (ст.ст. 20, 85 и др.). Такой немаловажный подзаконный документ, как Положение № 883, также дает «право на жизнь» использования первичных документов в электронном виде, в частности зафиксировано следующее:

• первичные документы, созданные в электронном виде, признаются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронном документообороте и электронных документах (п. 2.3 Положения № 88);
• одним из непременных реквизитов первичного документа в целях однозначной идентификации лица-участника хозяйственной операции является электронная подпись (п. 2.4 Положения № 88);
• электронная подпись накладывается, исходя из требований законодательства об электронном документообороте и электронных документах (п. 2.5 Положения № 88);
• электронный документ создается с соблюдением требований законодательства об электронном документообороте и электронных документах (п. 2.12 Положения № 88).

Некоторые вопросы организации электронного документооборота в работе предприятия
Для правильного ведения документооборота в бухгалтерии, да и в общем по предприятию, при использовании электронных документов всю документацию рекомендуется условно рассортировать на следующие группы:

• документы, которые при нормальном режиме работы (то есть без вмешательства контролирующих органов) функционируют исключительно в электронном виде;
• документы, которые создаются в электронном виде, а также параллельно – в бумажном;
• документы, которые создаются только в бумажном виде.

Итак, первая группа – документы, существующие только в электронном виде. Это и первичные документы, фиксирующие хозяйственные операции: накладные на отпуск товаров, акты приема-передачи (внутреннего перемещения) основных средств, акты приема-передачи предоставленных услуг (выполненных работ). Сюда следует отнести и документы по начислению заработной платы: расчетные ведомости, табеля учета рабочего времени, наряды на сдельную работу и пр. Также к этой группе документов принадлежат: главная книга, журналы-ордера, оборотно-сальдовые ведомости, карточки счетов, другие регистры бухгалтерского учета. В условиях компьютерной обработки учетной информации данные документы создаются и обрабатываются в электронном виде. И для анализа ситуации, и для принятия управленческих решений на различных уровнях предприятия этого вполне достаточно. Но при проведении проверок контролирующих органов вышеперечисленные первичные документы, регистры бухгалтерского учета, а также финансовая отчетность подлежат изучению, это следует из пп. 20.1.6 и пп. 20.1.44 НКУ. А на налогоплательщиков возложена обязанность по формированию показателей, связанных с исчислением объектов налогообложения и налоговых обязательств, опираясь на первичные документы, регистры бухгалтерского учета и финансовую отчетность, а также обязанность по обеспечению хранения этих документов – это зафиксировано в п. 44.1 и п. 44.3 НКУ. Поскольку предъявлять данные документы необходимо в бумажном виде (исключения могу быть при проведении электронной документальной проверки, но далеко не для всех), то и процесс создания и хранения таких документов в бумажном виде неизбежен.

Третья группа – документы, хранящиеся исключительно в бумажном виде. Включает в себя относительно небольшой объем документации: доверенности на получение товарно-материальных ценностей, разовые пропуска на вход (въезд) на предприятие, заявления сотрудников по различным кадровым вопросам (переводы, отпуска, увольнения), ведомости проведения инвентаризаций.
* Если рабочее место материально-ответственного лица компьютеризировано, то факт получения или выдачи товарно-материальных ценностей подтверждается электронной подписью.

Немного об электронных налоговых проверках

При проведении электронных налоговых проверок документация от налогоплательщика в адрес органа ГФС предоставляется исключительно в электронном виде. Порядок ее проведения регламентирован в абз. 6 п.п. 75.1.2 НКУ, в частности зафиксированы следующие моменты:

• данная проверка проводится на основании заявления налогоплательщика;
• право на такую проверку имеют налогоплательщики с незначительной степенью риска, то есть те, которые проверяются не чаще одного раза в три года (п. 77.2 НКУ). Во исполнение реализации требований НКУ Минфином разработан и утвержден Поря­док № 1434. В соответствии с п. 1.2 Порядка № 143 возможность проведения документальных невыездных внеплановых электронных проверок для субъектов хозяйствования вводится поэтапно, а именно:
  • с 1 января 2014 года – для плательщиков единого налога;
  • с 1 января 2014 года – для субъектов хозяйствования микро-, малого и среднего бизнеса;
  • с 1 января 2016 года – для всех остальных налогоплательщиков.

Согласно п. 2.2 Порядка № 143 в числе обязательных данных должна быть информация о:

• ведении в электронном виде бухгалтерского учета в соответствии с Инструкцией № 2915;
• ведении в электронном виде первичных документов, подтверждающих учетные данные;
• предоставлении в налоговый орган в электронном виде документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов;
• способе предоставления информации (с помощью каналов подачи электронной отчетности или электронных носителей информации (например, на FLASH-дисках, – авт.).

То есть из всего вышеуказанного следует, что если налогоплательщик применяет в установленном законодательством порядке электронный документооборот с созданием, использованием первичной и отчетной документации в электронном виде, используя Инструкцию № 291, и при этом относится к категории налогоплательщиков с незначительной степенью риска, то он вполне может принять решение о проведении электронной налоговой проверки. Причем с 1 января 2016 года такое решение могут принимать практически все налогоплательщики.

Ведение кассовой книги в электронном виде

Постановление № 6376 позволяет вести кассовые книги в электронном виде. Несмотря на то, что это постановление предусматривает распечатывание приходных и расходных кассовых ордеров, расходных ведомостей (иначе нет возможности их подписать получателями, – авт.), в п. 4.4 Постановления № 637 зафиксирована возможность предприятий вести кассовую книгу в электронном виде при помощи компьютера. Для этого программное обеспечение, с помощью которого ведут кассовую книгу, должно давать возможность просматривать и распечатывать ее. При этом экземпляры кассовой книги – электронный и бумажный – должны быть идентичными и по форме, и по содержанию. Порядок заполнения данных следующий: записи необходимо вносить до начала следующего рабочего дня вместе с остатками на конец предыдущего рабочего дня с соблюдением всех установленных реквизитов кассовой книги (форма № КО-4). Но распечатывать кассовую книгу все равно придется: или один раз в месяц, тогда должен автоматически распечатываться такой показатель, как общее количество листов кассовой книги за месяц; или один раз в год – в данном случае должны автоматически распечатываться данные по общему количеству листов кассовой книги за год. После распечатки обоих экземпляров кассир обязан проверить правильность оформления данных документов, подписать их и передать «Отчет кассира» с приложенными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во «Вкладной лист кассовой книги». «Вкладной лист кассовой книги» в течение года сохраняется кассиром отдельно за каждый месяц. По завершению года (или по мере необходимости) «Вкладной лист кассовой книги» формируется и подшивается в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, а подшивки формируются в книгу, которая заверяется печатью предприятия (юрлица). По окончании года кассовая книга на электронных носителях должна передаваться для хранения в соответствии с законодательством. То есть, согласно ст. 13 Закона № 851, срок хранения электронных документов на электронных носителях информации не может быть меньше срока, установленного для хранения документов в бумажном виде.