№1-2(48-49)(2016)

Нередко в своей практике нам приходится сталкиваться с увольнением ключевых фигур. И не важно, уходит человек сам или его увольняют, и какие причины этому предшествовали, для руководителя увольняющегося главбуха сразу возникает множество вопросов: как правильно переадресовать функции на другого человека так, чтобы не пострадал бизнес, как организовать передачу дел, на что обратить внимание, а что необходимо проконтролировать лично? Перед новым сотрудником также стоит множество задач: как наладить коммуникацию с увольняющимся сотрудником, быстро вникнуть в суть дел, как принять дела, чтобы не пропустить самое важное?

В данной публикации мы постараемся ответить на эти вопросы, а также дать практические советы, связанные с увольнением главного бухгалтера.

Не будем останавливаться на конкретизации причин увольнения главного бухгалтера, примем данный факт как свершившийся. Итак, у руководителя на столе уже лежит заявление об увольнении главбуха. С чего начать и как действовать? 

Как правило, такое заявление должно быть написано минимум за 2 недели до желаемой даты увольнения (в соответствии со ст. 38 КЗоТ). Таким образом, у руководителя есть небольшой запас времени и для поиска нового сотрудника, и для приема-передачи дел.

Однако в порыве эмоций, ссор и прочего негативного отношения друг к другу возможны случаи увольнения главбуха день в день, то есть по соглашению сторон в соответствии с ч. 1 ст. 36 КЗоТ. Для поиска нового сотрудника времени нет, а принимать дела в таком случае придется самому руководителю. К этим обстоятельствам нужно быть готовым и постараться не рубить с горяча, а завершить отношения «красиво», ведь нередко к предыдущему бухгалтеру приходится обращаться еще не раз за консультацией или помощью.

Сразу отметим, что действующим законодательством не регламентируется порядок передачи дел от старого главного бухгалтера новому, однако эта процедура очень желательна для любого предприятия или организации, оказавшихся на рубеже смены главбухов.

Чтобы понять важность приема-передачи дел при смене главных бухгалтеров, остановимся на ответственности главного бухгалтера и руководителя.

Итак, в соответствии с п. 3 ст. 8 Закона о бухучете ответственность за организацию бухгалтерского учета, а также обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах несет владелец или уполномоченный орган, который осуществляет руководство предприятием. А согласно ст. 9 вышеуказанного Закона ответственность за несвоевременное составление первичных документов и регистров бухгалтерского учета, недостоверность отображенных в них данных несут именно лица, составившие и подписавшие их, то есть руководитель и главный бухгалтер.

Казалось бы, новый главбух никак не может нести ответственности за ошибки его предшественника. Однако на практике выходит так, что составляя финансовую либо налоговую отчетность, ошибка, допущенная в периоде работы старого главбуха, может существенно повлиять на показатели отчетности, составленной уже новым главбухом. И тут уже имеются все основания привлечь действующего главбуха к финансовой, административной или уголовной ответственности.

Если у предприятия позволяют средства и возможности, целесообразно привлечь аудиторскую компанию для проведения независимой проверки состояния бухгалтерского и налогового учета предприятия. Аудиторы также могут порекомендовать предприятию, как исправить ошибки с минимальными трудозатратами и последствиями в виде штрафных санкций.

Передачу дел каждое предприятие определяет для себя самостоятельно. Поэтому руководителю желательно заранее позаботиться о том, чтобы на дату увольнения главбуха на предприятии было кому принимать дела (нужно понимать: будет это заместитель главбуха, новый главбух или сам руководитель).

Процедуру приема-передачи дел от старого главного бухгалтера новому можно разделить на несколько этапов:

1. Издание приказа о приеме-передаче дел

В данном приказе желательно прописать следующие моменты:

• причину проведения приема-передачи дел (в нашем случае – в связи с увольнением главного бухгалтера);
• сроки проведения приема-передачи дел (учитывая дату увольнения главного бухгалтера);
• список лиц, ответственных за сдачу и прием дел (фамилии, имена, отчества и должности уполномоченных лиц);
• дату окончания всех учетных процессов (дата, на которую старый главбух должен сформировать все первичные документы и осуществить все необходимые проводки, подать соответствующую отчетность);
• дату проведения инвентаризации (при необходимости, то есть если главбух является мате­риально-ответственным лицом);
• сроки проведения документальной проверки (в случае ее проведения);
• другие лица, которые будут участвовать в процессе приема-передачи документов, а также в проведении документальной проверки (специальная комиссия, аудиторы, прочие привлеченные лица).

Пример приказа о приеме-передаче дел мы приводим ниже, в приложении 1.

2. Проведение документальной проверки

Как говорилось выше, еще до начала проведения проверки главному бухгалтеру необходимо завершить все учетные процессы, осуществить необходимые проводки, упорядочить и заархивировать первичные документы, подать соответствующую отчетность. Даже в случаях, когда учет ведется в электронном виде, желательно все же для удобства распечатать сводные ведомости, основные учетные регистры и журналы.

При проведении проверки, как правило, проверяются основные участки работы:

Данный перечень далеко не исчерпывающий, ведь на каждом отдельном предприятии своя специфика учета. Предложенная таблица всего лишь образец примерных действий нового главбуха при прие­ме дел. Безусловно, проверить крупное предприятие за два-три года работы старого главбуха очень сложно и трудозатратно. Поэтому на практике часто проверка осуществляется выборочно по каждому участку работы, либо сплошным методом за небольшой период.

Если при проверке будет установлено, что данные бухгалтерского и налогового учета недостоверны, либо отсутствуют необходимые первичные документы, «принимающему» бухгалтеру необходимо составить список выявленных нарушений и недостатков, в письменном виде уведомить руководителя предприятия о состоянии дел. А руководитель, в свою очередь, должен определиться с порядком и способами устранения нарушений. Возможно, он обяжет исправлять ошибки старого бухгалтера, наймет аудиторов или попросит исправить нового главбуха за дополнительную оплату.

3. Оформление акта приема-передачи дел и документов

Акт составляется в произвольной форме, в нем указываются:

• основания для его составления (сделать ссылку на приказ руководителя о проведении приема-передачи документов);
• лица, ответственные за сдачу и прием дел, в том числе члены комиссии (фамилии, имена, отчества и должности уполномоченных лиц);
• дата приема-передачи дел и документов;
• перечень (опись) документов, которые передаются, с указанием их наименований, количества папок;
• перечень отсутствующих документов (желательно с пояснительной запиской от главного бухгалтера с объяснением причин их отсутствия);
• выявленные в ходе проверки ошибки и неточности в учете, бухгалтерской и налоговой отчетности (также с пояснениями главного бухгалтера);
• факт передачи печатей предприятия, фирменных штампов, ключей от сейфа, ключей от системы «Клиент-Банк», ключей для сдачи электронной отчетности и прочее.

Пример Акта приема-передачи дел мы приводим ниже (приложение 2).

Как заставить старого главбуха исправить ошибки и подтянуть все хвосты?

Как мы уже писали, ситуации бывают разные, и очень часто главные бухгалтеры увольняются без фактической передачи дел, поскольку для них это головная боль и дополнительные трудозатраты, а руководитель, к сожалению, редко понимает важность данного процесса. Вопросы появляются позже, когда уже «на лицо» последствия недочетов, когда обнаруживаются грубые ошибки при проверках контролирующих органов, что влечет за собой административную и криминальную ответственность, когда выявляются недостачи, мошенничество и прочее.

Рассмотрим возможные аргументы руководителя для того, чтобы повлиять на главбуха должным образом передать дела и исправить выявленные нарушения:

Заработная плата и трудовая книжка

Очень часто главбухов пугают невыплатой зарплаты или невыдачей трудовой книжки, если они не передадут дела и не исправят ошибки. Грамотные бухгалтеры прекрасно понимают, что в случае увольнения согласно КЗоТу руководитель не имеет права задерживать выплату заработной платы, за это действующим законодательством предусмотрена ответственность. Руководитель, он же работодатель, обязан произвести полный расчет с сотрудником, то есть выплатить заработную плату за отработанный период, а также компенсацию за неиспользованный отпуск в день увольнения и выдать работнику его трудовую книжку.

Согласно ч. 1 ст. 117 КЗоТ Украины в случае невыплаты сумм по вине собственника или уполномоченного им органа, причитающихся уволенному работнику в день увольнения, при отсутствии спора об их размере, предприятие, учреждение, организация должны выплатить работнику его средний заработок за все время задержки по день фактического расчета. Административная ответственность за нарушение сроков выплаты заработной платы установлена ст. 41 КоАП, криминальная – ст. 175 УК Украины.

Однако в полномочиях руководителя – наложить дисциплинарные финансовые санкции на главбуха в рамках коллективного договора и положения об оплате труда. Например, лишить ежемесячной премии.

2. Увольнение по инициативе собственника

Для такого решения необходимы соответствующие основания, а также соблюдение процедуры наложения дисциплинарных взысканий, причем в обязательном порядке оформленные документально (докладная, письменное пояснение, акт, приказ). В зависимости от факта нарушения, трудовой договор с главным бухгалтером может быть расторгнут по ст. 40 или ст. 41 КЗоТ.

Так, согласно ст. 40 КЗоТ Украины трудовой договор по инициативе собственника может быть расторгнут в следующих случаях (среди прочего):

• выявленного несоответствия сотрудника занимаемой должности или выполняемой работе в результате недостаточной квалификации или состояния здоровья, которые препятствуют продолжению работы;
• систематического невыполнения сотрудником без уважительных причин обязанностей, возложенных на него согласно трудового договора или правил внутреннего трудового распорядка, если к работнику ранее применялись меры дисциплинарного или общественного взыскания;
• совершения по месту работы хищения (в том числе мелкого) имущества владельца, установленного приговором суда, вступившим в законную силу, или постановлением органа, в компетенцию которого входит наложение административного взыскания или применение мер общественного воздействия.

В соответствии с п. 1 ст. 41 КЗоТ Украины трудовой договор также может быть расторгнут в случаях одноразового грубого нарушения трудовых обязанностей:

• руководителем предприятия, учреждения, организации всех форм собственности (филиала, представительства, отделения и другого обособ­ленного подразделения), его заместителями;
• главным бухгалтером предприятия, его заместителями.

3. Уголовная и административная ответственность

Действующим законодательством закреплено, что главный бухгалтер несет ответственность за правонарушения, совершенные в период его работы на предприятии.

Однако здесь необходимо обратить внимание на сроки давности. Например, если допущено административно наказуемое правонарушение, то срок привлечения к административной ответственности составляет всего два месяца со дня совершения правонарушения, либо выявления правонарушения (ст. 38 КоАП).

Сроки давности привлечения к уголовной ответственности зависят от состава и тяжести преступления, наличия или отсутствия судимости у лица, его совершившего, и других специфических особенностей. Таким образом, минимальный срок давности привлечения к уголовной ответственности составляет один год, а максимальный – 10 лет со дня совершения уголовного наказуемого деяния (ст. 48 УК Украины).

В заключение хочется пожелать как главбухам, так и руководителям: какие бы ни были обстоятельства, связанные с увольнением главного бухгалтера, оставайтесь всегда людьми и поступайте так, как хотите, чтобы поступали по отношению к вам! Даже если накопилась куча обид с обеих сторон, расставайтесь профессионально, главбух – передав в должном виде свои дела, а руководитель – выплатив заработную плату и дав справедливые рекомендации.