№3(14)(2013)

Багато управлінських рішень або комерційних угод на стадії їх підготовки, а потім і виконання супроводжуються листуванням. Лист – це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією. Службові листи належать до основних засобів встановлення інформаційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. Як правило, листи складають у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, надати усні роз’яснення, вказівки, провести інструктування тощо.

Розглянемо існуючий у сучасному діловодстві порядок приймання та опрацювання документів, що надходять до будь-якої установи.
Доставка документів адресатам здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв’язку, електрозв’язку, а також кур’єрською та фельд’єгер­ською службами.
Поштою та через кур’єрську службу доставляється переважно письмова кореспонденція, бандеролі, посилки, дрібні пакети, періодичні друковані видання тощо. Фельд’єгерська ж служба займається спеціальною кореспонденцією. Засобами електрозв’язку доставляються такі документи, як факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису, та документи в електрон­ній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).
Документи, що надходять до установи будь-якими з перелічених засобів, приймаються централізовано в службі діловодства.
Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.
У разі надходження кореспонденції з відміткою «Терміново» фіксується не лише дата, а й години та хвилини доставки.

Бувають випадки надходження документів до організацій у неробочий час. У такому разі вони приймаються черговим працівником.
Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.
У службі діловодства розкриваються всі отримані конверти/пакети, за винятком тих, що мають напис «особисто».
Якщо лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли в конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, то такі конверти не знищуються, а зберігаються і додаються до документів.
Коли при перегляді вкладень отриманих документів виявлено відсутність додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також при виявленні помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо), документ не реєструється, а відправникові надсилається письмовий запит або повідомляється про всі виявлені зауваження телефоном. При цьому на документі робиться запис із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади і прізвища особи, якій зроблено такий запит, та даних працівника установи, що здійснив запит.

Бувають випадки відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, що унеможливлює прочитання тексту документа. Тоді складається акт у двох примірниках. Один з них надсилається відправникові, другий – зберігається в службі діловодства.
Факт і дата надходження документа до установи обов’язково фіксуються за наступними правилами: відмітка про надходження документа до установи проставляється від руки або за допомогою штампа, автоматичного нумератора на лицьовому полі у правому нижньому кутку першого аркуша оригіналу документа. Елементами вказаного реквізиту є скорочене найменування установи – одержувача документа, реєстраційний індекс, дата надходження документа (година та хвилини – для термінової кореспонденції). У разі коли організація застосовує автоматизовану систему реєстрації, зазначена інформація наноситься за допомогою штрих-коду.
Електронні носії інформації, при надісланні адресатам, обов’язково супроводжуються супровідним листом. Під час приймання таких документів у службі діловодства опрацьовується лише супровідний лист.
У разі приймання документів телефаксом перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. Факсимільні повідомлення, одержані не в повному обсязі або поганої якості, не реєструються, і про це обов’язково інформують відправника (телефонна розмова).
Документи, адресовані керівникам установи, а також такі, в яких не зазначено конкретну посадову особу або структурний підрозділ як адресат, підлягають попередньому розгляду службою діловодства.
Необхідність попереднього розгляду документів полягає у ви­окремленні таких, що потребують обов’язкового розгляду керівником установи, та тих, що будуть направлені на опрацювання його заступникам та структурним підрозділам.
Акти органів державної влади, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи з інформацією з основних питань діяльності установи підлягають обов’язковому розгляду керівником установи.
Інші документи передаються заступникам керівника або структурним підрозділам (виконавцям). При цьому враховуються повноваження суб’єктів розгляду кореспонденції, передбачені в положеннях (статутах) про установу та в положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, розпорядчих документах про розподіл обов’язків між керівником установи та його заступниками; схеми проходження документів, діючі в організації тощо.

Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день надходження або в перший наступний робочий день при надходженні їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.
На стадії попереднього розгляду також відбувається відбір документів, які не реєструються службою діловодства.

У службі діловодства не підлягають реєстрації наступні документи:
Графіки, наряди, заявки, рознарядки.*
Зведення та інформація, надіслані до відома.
Навчальні плани, програми (копії).*
Рекламні повідомлення, програми нарад, конференцій тощо.
Прейскуранти (копії).
Норми витрати матеріалів.
Вітальні листи і запрошення.
Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).*
Наукові звіти.*
Місячні, квартальні, піврічні звіти.*
Форми статистичної звітності.*

*Зазначені документи підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах установ (бухгалтерській службі, кадровій службі, бібліотеці, службі науково-технічної інформації).
Шановні читачі! Наступного разу розглянемо терміни виконання основних документів, що надійшли до установи та були зареєстровані службою діловодства.