№7(2012)

В ході перевірки податковим органом дотримання підприємством порядку здійснення готівкових розрахунків особлива увага звертається на правильність заповнення реквізитів прибуткових і видаткових касових ордерів та видаткових відомостей. А тому вищезазначені документи мають бути належним чином оформлені та містити всі обов’язкові реквізити, що передбачені для даного виду документа.
В даній статті ми зупинимося на заповненні реквізитів касових документів, що оформляються на загальну суму проведених підприємством касових операцій (як видача готівки за видатковими відомостями, здавання готівки до банку, отримання готівки з банку за чеком та оприбуткування її в касі підприємства тощо), відповідь щодо окремих моментів заповнення яких не надано в Положенні №6371.
З метою отримання роз’яснення щодо особливостей заповнення вищезазначених документів було надіслано запит до НБУ та отримані наступні відповіді, які розглянемо поступово.

Порядок оформлення видаткового касового ордера під час здавання готівки до банку

Питання
Чи заповнюється реквізит «Видати» видаткового касового ордеру (типова форма №КО-2) – далі ВКО ф. №КО-2 під час здавання готівки до банку та якщо заповнюється, то чи потрібно вказувати прізвище, ім’я, по батькові касира або іншого працівника підприємства у реквізиті «Видати»?
Відповідь
Процитувавши п. 3.5 гл. 3 Положення №637, зроблено висновок, що у реквізиті «Видати» ВКО ф. №КО-2 має зазначатися прізвище, ім’я та по батькові фізичної особи, яка отримує кошти, а у реквізиті «Одержав» зазначається словами сума отриманих коштів, підпис одержувача, дата отримання коштів та дані паспорта одержувача (або документа, що його замінює), найменування документа, серія, номер і дата його видачі.
Однак, згідно з п. 3.10 гл. 3 Положення №637, у касових ордерах, які оформляються на загальну суму проведених підприємством касових операцій (здавання готівки до банку), реквізит «Одержав» не заповнюється.

Питання
Чи заповнюється реквізит «Одержав» ВКО ф. №КО-2 під час здавання готівки до банку не касиром підприємства, а іншим працівником?
Відповідь
Щодо можливості та порядку оформлення ВКО ф. №КО-2 у випадку здавання готівки до банку не касиром, а іншим працівником підприємства, відповіді не надано, проте зазначено: у разі незаповнення реквізиту ВКО ф. №КО-2 «Одержав» не заповнюється реквізит цього ордеру «Підпис одержувача».

Коментарі автора щодо заповнення реквізитів ВКО ф. №КО-2
Відповідно до п. 3.7 гл. 3 Положення №637, видача готівки з каси для здавання її до банку оформляється видатковим касовим ордером із відображенням такої касової операції в касовій книзі.
Документом, що свідчить про здавання виручки до банку, є відповідна квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки, засвідчена підписами відповідальних осіб банку та відбитком печатки (штампа) банку, для видачі та відображення якої підприємством оформляється видатковий касовий ордер. Така квитанція є обов’язковим додатком до видаткового касового ордера, про що робиться запис в реквізиті «Додаток».
1. Реквізит «Видати»
У реквізиті «Видати» ВКО ф. №КО-2 зазначається «банку по квитанції» або «банку по відомості». Якщо підприємство має декілька поточних рахунків у різних банках, то в графі «Видати» зазначається також номер розрахункового рахунка, на який вноситься готівка, та назва банка, в якому даний поточний рахунок відкрито.
2. Реквізит «Підстава»
Пунктом 3.10 гл. 3 Положення №637 встановлено, що видаткові касові ордери мають заповнюватися із зазначенням підстави для їх складання та переліченням доданих до них документів.
Отже, в реквізиті «Підстава» вказується причина здавання готівки до банку, а саме: виручка від реалізації, депонована зарплата тощо та назва, номер і дата документа, на підставі якого було отримано кошти чи прийнято рішення про їх внесення до банку.
3. Реквізит «Додаток»
У реквізиті «Додаток» вказується назва документа (квитанція) із зазначенням його номера та дати складання.
4. Реквізит «Одержав»
Реквізит «Одержав» не заповнюється на підставі абз. 5 п. 3.10 гл. 3 Положення №637, тобто дана графа прокреслюється.
5. Реквізити «Підпис одержувача», дата отримання коштів, «найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача», не заповнюються, тобто прокреслюються.
Решта реквізитів ВКО ф. №КО-2 заповнюються в загальноприйнятому порядку та не потребують зосередження уваги на їх заповненні.

Порядок заповнення касової книги під час отримання готівки з банку за чеком

Питання
Який запис необхідно зробити у графі 2 Касової книги (типова форма №КО-4 – далі ф. №КО-4) «Від кого отримано чи кому видано» під час отримання готівки з банку, якщо реквізит «Прийнято від» прибуткового касового ордера (типова форма №КО-1) не заповнюється?
Відповідь
У разі отримання підприємством готівки в банку за чеком у графі 2 «Від кого отримано чи кому видано» касової книги ф. №КО-4 необхідно зазначити «Отримано готівку в банку за чеком №…».

Коментарі автора
Якщо підприємство має декілька поточних рахунків у різних банках, то у графі 2 «Від кого отримано чи кому видано» касової книги ф. №КО-4 зазначається також назва банка та номер поточного розрахункового рахунка, з якого знята готівка за чеком.

Порядок оформлення видаткового касового ордерА на загальну суму виплат за видатковими відомостями

Питання
Чи можливе оформлення одного ВКО ф. №КО-2 на фактично видану суму під час виплати заробітної плати за декількома видатковими відомостями на виплату грошей різним підрозділам підприємства?
Відповідь
У централізованих бухгалтеріях, що обслуговують бюджетні установи, на загальну суму готівки, виданої для виплат, пов’язаних з оплатою праці, складається один видатковий касовий ордер, дата і номер якого проставляються на кожній видатковій відомості.
Враховуючи зазначене, вважаємо за можливе оформлення одного видаткового касового ордера на загальну суму готівки, виданої для виплат, пов’язаних з оплатою праці, різним підрозділам підприємства за умови, що такі підрозділи територіально не відокремлені від підприємства-юридичної особи.

Питання
Чи заповнюється реквізит «Видати» ВКО ф. №КО-2 на фактично видану суму заробітної плати за видатковою відомістю та якщо заповнюється, то прізвище, ім’я, по батькові якої особи вказується?
Відповідь
У разі якщо ВКО ф. №КО-2 оформляється на загальну суму коштів, що видаються, наприклад, по відомості на виплату грошей працівникам підприємства (Додаток 1 до Положення №637), то у вказаному реквізиті зазначається відповідний підрозділ підприємства, що отримує кошти.
У реквізиті «Підстава» видаткового касового ордера зазначається підстава для видачі коштів з каси підприємства, а саме наказ (розпорядження) керівника підприємства.
Реквізит видаткового касового ордера «Додаток» має містити посилання на документи, які пов’язані зі здійсненням відповідних виплат з каси підприємства, а саме: відомості на виплату грошей, заявки на видачу коштів, рахунки, довіреності тощо.

Питання
Чи включає реквізит «Одержав» видаткового касового ордера (типова форма №КО-2) суму прописом, дату, підпис одержувача та найменування, номер, дату та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача?
Відповідь
Стосовно зазначеного питання відповідь не отримана.

Питання
Чи заповнюється у ВКО ф. №КО-2, який оформлюється на фактично видану суму заробітної плати за видатковою відомістю, у реквізиті «Одержав» сума прописом, дата, підпис одержувача та найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача?
Відповідь
Відповідно до вимог останнього абзацу п. 3.10 гл. 3 Положення №637, у касових ордерах, які оформляються на загальну суму проведених підприємством касових операцій ( у тому числі видача готівки за видатковими відомостями), реквізит «Одержав» (видаткового касового ордера) не заповнюється.

Питання
На підставі якого документа (касового ордера чи видаткової відомості) здійснюється запис в касовій книзі ф. №КО-4 про видачу заробітної плати працівникам, якщо виплата здійснювалась за видатковою відомістю?
Відповідь
У разі здійснення підприємством виплат за видатковими відомостями видатковий касовий ордер бухгалтерією не оформляється.
При цьому слід зазначити, що згідно з абз. 5 п. 3.9 Положення №637 після закінчення встановлених строків виплат, пов’язаних з оплатою праці за видатковими відомостями, касир зобов’язаний здійснити відповідний запис у касовій книзі згідно з виписаним бухгалтерією видатковим касовим ордером на фактично видану суму за видатковою відомістю.

Коментарі автора
Слід зазначити, що під час оформлення виплати готівки з каси підприємства видатковим касовим ордером на загальну суму виплат за видатковою відомістю у графі «Видати» можна зазначити, крім назви підрозділу підприємства, «зарплата по відомості», у графі «Підстава» зазначається також «заробітна плата» або «аванс по заробітній платі» тощо та період, за який проводиться виплата (місяць та рік).
У графі «Додаток» вказується назва документа (платіжна відомість, відомість на виплату грошей), його номер та дата складання. Решта реквізитів заповнюється за аналогією оформлення видаткового касового ордера під час здавання готівки до банку, порядок заповнення якого описано вище.