№4(15)(2013)

Значительный удельный вес в операционных расходах предприятия, занимающегося оптовой торговлей, принадлежит расходам на автотранспорт. И это неудивительно, ведь товар надо доставить от поставщика (производителя), развести по местам хранения, затем отгрузить покупателям в соответствии с заключенными договорами (как правило, доставка товара осуществляется транспортом оптового предприятия). Также в это время параллельно протекают другие бизнес-процессы: торговые представители, сотрудники оптового предприятия, собирают заявки на товар у покупателей (обычно это предприятия розничной торговли, разбросанные на достаточно большой территории), супервайзеры, коммерческие директоры занимаются поиском новых клиентов, то есть расширением рынков сбыта товара и др. И в процессе осуществления этих и многих других задач предприятие несет значительные транспортные расходы, которых никак не избежать, поэтому их оптимизация является одной из важных задач при организации работы компании. В этой связи важное место занимает аудит транспортных расходов, задачами которого является выработка заключения:

- о правомерности и экономической целесообразности осуществления расходов, связанных с работой автотранспорта на оптовом предприятии;

- о соблюдении как законодательных и нормативных документов Украины, так и внутренних документов предприятия, касающихся использования автотранспорта;

- о своевременности и правильности оформления операций, связанных с использованием автотранспорта и отражения их в учете.

Выполнению аудитором перечисленных задач и посвящена настоящая статья. Она полезна для сотрудников аудиторских фирм, специалистов служб внутреннего аудита или контрольно- ревизионных служб оптовых предприятий, а также для бухгалтеров, менеджеров-логистов, осуществляющих учет и контроль за работой автотранспорта.

Проверка отражения в учете расходов, связанных с доставкой товара от поставщика (производителя)

Как правило, доставка товаров на оптовое предприятие осуществляется за счет самого предприятия. При этом возможна доставка собственным или арендованным автотранспортом, а также транспортом, заказанным в АТП, или транспортом поставщика товара (с последующим выставлением стоимости автоуслуг). В любом случае, в соответствии с п. 9 ПБУ 9, затраты на транспортировку товара к месту его использования, на погрузочно-разгрузочные работы как часть транспортно-заготовительных расходов (далее – ТЗР) включаются в стоимость товара. Аудитору необходимо выяснить путем сопоставления данных о расходах по доставке товара от поставщиков, содержащихся в путевых листах грузового автотранспорта, актах выполненных работ (услуг), талонах заказчика, счетах арендаторов, с оборотами по дебету субсчета 281 «Товары на складе». Стоимость ТЗР включается в расходы в момент реализации (отгрузки товара), но не в момент осуществления расходов. В противном случае аудитор должен зафиксировать нарушение, которое влечет за собой искажение учета и отчетности, а также неправильное формирование продажной цены на товар.

Изучение организации контроля за работой транспорта при доставке товара покупателям

 Данный вопрос обычно подлежит освещению при проведении внутреннего аудита в подразделениях оптовой кампании. Для этого, наряду с сотрудниками службы внутреннего аудита, целесообразно привлекать и других специалистов: менеджеров-логистов, специалистов транспортного отдела и т. п.

 Прежде всего, на предприятии должны быть разработаны и утверждены маршруты доставки товара клиентам – покупателям. Причем маршруты должны быть такие, чтобы, с одной стороны, ими были охвачены все клиенты, с другой – необходимо разработать оптимальные варианты маршрутов с целью снижения расходов на доставку. При автоматизированной обработке информации данные маршрутов вносятся в учетную программу. При выезде на линию водители в комплекте с другими документами (путевые листы, накладные, налоговые накладные) получают задание в виде маршрутного листа, в котором расписан маршрут на текущий день, с указанием наименований покупателей, их месторасположения, номеров и дат накладных, веса товара, расстояния между пунктами развоза. По выполнении задания такой маршрутный лист, в котором указывается фактическое исполнение работы, сдается вместе с остальными документами. При выявлении отклонений ответственные лица (диспетчер, логист и др.) выясняют их причины (ошибочно товар доставлен другому клиенту, не было покупателя на месте, неправильные сведения, поданные торговым агентом о заказе товара и т.п.), при необходимости – требуют объяснений от водителя или торгового представителя. Затем эти данные об отклонениях, с расчетом возможных потерь, должны быть предоставлены руководству предприятия – руководителю или его заместителю по коммерческой части. Именно так обязана быть построена процедура контроля за работой автотранспорта при доставке товара. При проверке фактов, свидетельствующих о бесконтрольности при эксплуатации автотранспорта, аудитор или другой специалист, проверяющий данный участок работы, должен не только зафиксировать выявленные нарушения, но и предложить пути их устранения и недопущения в дальнейшем. Как правило, такие предложения должны сводиться к организации системы эффективного контроля за эксплуатацией автотранспорта с указанием ответственных лиц на всех этапах контроля.

Изучение организации контроля за работой транспорта в работе торгового персонала

Как уже отмечалось выше, автотранспорт очень часто используется торговым персоналом оптового предприятия, ведь им необходимо заключать новые договоры, принимать заказы в торговых точках на поставку продукции; коммерческим директорам и супервайзерам нужно проверять работу своих подчиненных. И в этом случае для более рационального использования легкового автотранспорта также следует разрабатывать оптимальные маршруты движения, выдавать вместе с заданиями маршрутные листы, организовать контроль за соблюдением маршрутов, проводить анализ отклонений. Данный участок работы изучается аудитором или другим специалистом соответствующей квалификации по методике, аналогичной описанной в предыдущем разделе статьи. Следует добавить только, что аудитору необходимо изучить оформление путевых листов служебного легкового автотранспорта по форме №3, утвержденной Приказом Госкомстата Украины от 17.02.1998 г. №74.

Проверка отражения в учете и документального подтверждения расходов, связанных с доставкой покупателям

В соответствии с п. 19 ПБУ 16, расходы по доставке товаров (продукции) к покупателю включаются в состав расходов на сбыт. Сюда же относятся и «расходы на транспортировку готовой продукции (товаров) между складами подразделений (филиалов, представительств) предприятия». То есть, например, если товар приходуют на центральном складе, а затем с целью последующей отгрузки покупателям перевозят на какой-либо «периферийный» склад, то расходы на перевозку необходимо включать не в стоимость товара, а в состав расходов на сбыт. Аудитору при изучении распределения расходов следует заострить на этом внимание, проанализировав обороты по дебету счета 93 и субсчета 281.

 Также необходимо проверить правильность оформления документов, подтверждающих выполнение работ по доставке товара. Такими документами будут путевые листы грузового автотранспорта типовой формы №2-ТН, утвержденной Приказом Минтранса и Минстата Украины от 29.12.1995 г. №488/346, накладная на отгрузку товара покупателю, маршрутный лист (при использовании предприятием такого документа внутреннего характера, о котором шла речь выше). Особо следует обратить внимание на полноту и правильность отражения информации, касающейся израсходованного топлива, пробега, веса перевезенных грузов. При доставке товара сторонним автотранспортом необходимо проверить оформление документов, подтверждающих предоставление транспортных или транспортно-экспедиционных услуг. Такими документами могут быть акт выполненных работ (услуг), товарно-транспортная накладная, отчет экспедитора. Если аудитор выяснит, что информация, изложенная в этих документах и заполненная в соответствии с заключенным договором, не является полной, ему следует предложить внести дополнения к договору с транспортным (транспортно-экспедиционным) предприятием, касающемуся содержания и оформления первичных документов.

Проверка обоснованности применения норм расхода топлива, расходов на ремонт и техническое обслуживание автотранспорта

При наличии автотранспорта (собственного или арендованного) предприятие всегда несет существенные затраты на его эксплуатацию. Прежде всего, это расходы на топливо. В настоящее время основополагающим документом для установления и разработки в компании норм расхода топлива являются Нормы №43. Этот документ довольно обширный, описание и анализ его требований – тема для отдельной консультации. Поэтому остановимся на отдельных моментах, на которые необходимо обратить внимание аудитору. Прежде всего, это обоснованность и правильность расчетов при повышении норм расхода в следующих случаях: работы в холодное время года (п.п. 3.1.1 Норм №43); работы в горной местности и/или на маршрутах с холмистым рельефом (п.п. 3.1.2 Норм №43); работы, требующей частых остановок (в среднем больше чем одна остановка на один километр пробега) (п.п. 3.1.5 Норм №43)* и др. Также необходимо изучить обоснованность и правильность расчетов при снижении норм расхода в случаях работы за пределами населенных пунктов на дорогах общего пользования (п.п. 3.2.1 Норм №43). Обоснованность корректировки норм должна подтверждаться, во-первых, приказом (распоряжением) руководителя предприятия, во-вторых, соответствующими данными путевых и маршрутных листов о температуре воздуха, маршруте движения, наименовании и месторасположении клиентов – покупателей и т.д.

 Другой, не менее важной статьей затрат являются расходы на проведение ремонта и технического обслуживания автотранспорта. Эти затраты необходимы для исключения и уменьшения количества простоев автотранспорта. С другой стороны, осуществление этих расходов должно быть обоснованным. Аудитору совместно со специалистами, владеющими техническими знаниями в отношении эксплуатации автотранспорта, необходимо изучить обоснованность и надлежащее оформление подобных расходов. При этом подлежат изучению такие документы, как счета – наряды и акты выполненных работ (оказанных услуг) от СТО, накладные на получение от поставщиков и акты на списание, раздаточные ведомости на автозапчасти. Также следует проанализировать и другие документы при их наличии – журналы регистрации технических неисправностей и заявок на автозапчасти, карточки учета работы автошин и аккумуляторов. После изучения необходимо сделать заключение об обоснованности и правильности оформления таких расходов.

В данной статье рассмотрены основные вопросы, подлежащие освещению при проведении аудита транспортных расходов на предприятиях оптовой торговли. Вместе с тем перечень изложенных вопросов не является исчерпывающим. При необходимости автор готов продолжить разговор на страницах журнала.

*Такой режим работы характерен при доставке товара в торговые точки, находящиеся в тесной близи друг к другу, например, на одной улице.

Юрий Граковский, независимый консультант по вопросам учета и налогообложения

Использованные документы:

ПБУ 9 - Положение (стандарт) бухгалтерского учета 9 «Запасы», утвержденное Приказом Минфина Украины от 20.10.1999 г. № 246

ПБУ 16 - Положение (стандарт) бухгалтерского учета «Расходы», утвержденное Приказом Минфина Украины от 31.12.1999 г. № 318

Нормы № 43 - Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Приказом Министерства транспорта Украины от 10.02.1998 г. №43