№4(15)(2013)

Несмотря на значительное развитие электронных средств коммуникации, переход предприятий и органов власти на электронный документооборот, традиционные почтовые марки из обращения исчезнут еще нескоро. Поэтому вопросам их учета следует уделять должное внимание

 Знаки почтовой оплаты - документы строгого учета

На протяжении последних лет правительство принимало меры, призванные упростить условия ведения хозяйственной деятельности, в том числе за счет уменьшения количества документов строгого учета. Но эти изменения не коснулись знаков почтовой оплаты.

Так, Постановлением Кабинета Министров Украины от 14.05.2012 г. №456 был утвержден новый перечень бланков ценных бумаг, документов строгой отчетности, хозяйственная деятельность по изготовлению которых подлежит лицензированию. В числе документов строгого учета - знаки почтовой оплаты: маркированный конверт, маркированная карточка, почтовая марка художественная, блок почтовый, малый лист, почтовая марка стандартная.

По сравнению с перечнем документов строгой отчетности, утвержденным Постановлением правительства от 19.04.1993 г. №283, перечень знаков почтовой оплаты формально даже несколько увеличился. Ранее в их числе были только почтовые марки, конверты и открытки с марками. Но, несмотря на это, по сути, речь идет о почтовых марках.

Статьей 1 Закона Украины «О почтовой связи» от 04.10.2001 г. №2759-III определено, что почтовая марка - это государственный знак, изготовленный в установленном законодательством порядке с указанием его номинальной стоимости и государства, является средством оплаты услуг почтовой связи, предоставляемых национальным оператором. Поэтому далее, говоря об учете знаков почтовой оплаты, будем употреблять термин «почтовая марка».

Отдельный учет почтовых марок

Каких-то специальных методических рекомендаций по вопросам учета именно почтовых марок (знаков почтовой оплаты) нет, поэтому на предприятиях их учет организован по-разному. Например, в издательствах, юридических компаниях, на предприятиях, осуществляющих торговую деятельность и отправку товаров по почте, почтовые расходы довольно существенны. Это обуславливает наличие большого количества знаков почтовой оплаты и, как следствие, обязывает относиться к вопросам их учета с должным вниманием.

Поскольку почтовые марки отнесены к документам строгого учета, первый подход в вопросе их учета заключается в том, что следует применять специальные правила их учета как документов строгой отчетности с использованием типовых форм, утвержденных Приказом Министерства статистики Украины от 11.03.1996 г. №67 (далее - Приказ №67).

Второй подход состоит в том, что хотя знаки почтовой оплаты и названы документами строгого учета, они не являются таковыми по своей сути. Знаки почтовой оплаты - это, прежде всего, денежные документы. Сторонники данного подхода делают акцент на том, что Приказ №67 определяет правила первичного учета бланков документов строгого учета. В законодательстве нет четкого определения термина «бланк», но устоявшимся является понятие «бланка» как печатной стандартной формы какого-либо документа, предназначенной для заполнения. Поэтому почтовые марки не являются бланками, а лишь документами строгой отчетности. В связи с этим и формы первичного учета, утвержденные Приказом №67, в ходе их учета применяться не должны.

Эти два подхода предопределяют и два подхода к отображению документов и бланков строгой отчетности на счетах бухгалтерского учета. Но об этом дальше. Пока рассмотрим первичные документы.

Какие первичные документы использовать

Один из подходов к вопросам учета почтовых марок, как отмечалось, состоит в том, что их учет (как и остальных бланков документов строгого учета) допускается с использованием типовых форм, утвержденных Приказом №67, в числе которых:

• Приходно-расходная накладная на бланки строгой отчетности (типовая форма №СЗ-1);

• Приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности (типовая форма №СЗ-2);

• Акт на списание использованных бланков строгой отчетности (типовая форма №СЗ-3);

• Акт проверки наличия бланков строгой отчетности (типовая форма №СЗ-4);

• Карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности (типовая форма №СЗ-5).

Приходно-расходная накладная на бланки строгой отчетности (форма №СЗ-1) применяется для оформления поступления на склад и отпуска со склада бланков строгой отчетности.

Приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности (форма №СЗ-2) предусмотрена для ведения учета бланков строгой отчетности на складе и применяется всеми предприятиями, организациями и учреждениями. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена сургучной печатью и подписями руководителя предприятия (организации) и главного бухгалтера. Для ведения учета отдельных видов бланков строгой отчетности в книге выделяется одна или несколько страниц.

Акт на списание использованных бланков строгой отчетности (форма №СЗ-3) применяется для списания использованных бланков строгой отчетности с подотчета материально ответственных лиц. Списание с подотчета бланков строгой отчетности осуществляется на основании акта, составляется специально созданной комиссией.

Акт проверки наличия бланков строгой отчетности (форма №СЗ-4) применяется для проверки фактического наличия бланков строгой отчетности при поступлении на склад от поставщика. При выявлении недостачи бланков при их приеме на склад специально созданной комиссией составляется акт в двух экземплярах. В нем указывается количество отсутствующих в наличии книг, их серии и номера бланков. Один экземпляр акта направляется поставщику для выявления причин расхождения и принятия мер.

Карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности (форма №СЗ-5) применяется для ведения аналитического учета по выданным и использованным бланкам строгой отчетности. Открывается на каждое материально-подотчетное лицо, осуществляющее учет бланков строгой отчетности, на каждый вид бланков отдельно. Основанием для ведения карточки-справки служат первичные документы: приходно-расходные накладные, акты проверки наличия бланков и акты на списание использованных бланков строгой отчетности.

Рассмотрим для примера Приходно-расходную книгу по учету бланков строгой отчетности (форма №СЗ-2). Она имеет такую форму:

Наименование бланков___________

И как тут не согласиться с тем, что для учета почтовых марок (или конвертов с марками), которые имеют лишь обозначение номинальной стоимости, эта книга не подходит (как и остальные формы, утвержденные Приказом №67). Однако предприятие может разработать свои формы первичных документов для учета почтовых марок и организовать ведение учета по правилам, которые вытекают из содержания этих типовых форм. Но целесообразно делать это только тогда, когда затраты на организацию такого учета себя окупят или являются рациональным с точки зрения трудозатрат.

Поэтому на практике учет почтовых марок ведут по принципу учета «малоценки», используя обычные накладные и акты на списание, иногда сразу списывая на расходы в момент приобретения. Все зависит, повторимся, от существенности данных расходов.

Где хранить почтовые марки

Распространено мнение, что почтовые марки как документы строгого учета должны храниться в кассе предприятия. Такой вывод делается, прежде всего, учитывая определение термина «касса» и объяснение к применению субсчета бухгалтерского учета 331 «Денежные документы в национальной валюте»

Согласно п. 1.2 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного Постановлением Национального банка от 15.12.2004 г. №637, касса - это помещение или место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличных средств, других ценностей, кассовых документов.

Несмотря на это в Положении четко не прописан порядок учета и хранения в кассе таких «других ценностей», к которым вполне можно отнести и почтовые марки. В связи с этим кассу можно считать лишь одним из мест хранения почтовых марок. К помещению кассы предъявляются определенные требования по его оборудованию от несанкционированного проникновения, поэтому именно здесь лучше сохранять любые документы. Правда, хранить знаки почтовой оплаты (как и любые другие документы строгой отчетности) можно и не в кассе. Важно только обеспечить их надежное хранение.

Ответственным за сохранность и ведение учета знаков почтовой оплаты можно назначить любого из работников предприятия. Но, как правило, это сотрудник, который чаще всего имеет с ними дело.

На каком субсчете вести учет почтовых марок

Согласно Плану счетов обобщения информации о наличии и движении денежных документов, имеющихся в кассе предприятия (в том числе почтовых марок и др.), ведется на субсчете 331 «Денежные документы в национальной валюте».

Отсюда напрашивается вывод: если почтовые марки (знаки почтовой оплаты) хранить в кассе, то их следует учитывать на другом субсчете, например на том же субсчете 209 «Прочие материалы» или 22 «Малоценные быстроизнашивающиеся предметы». Можно и так. Но поскольку они все же являются денежными документами, то до момента списания почтовые марки стоит учитывать на субсчете 331, организовав их аналитический учет в разрезе мест хранения и ответственных лиц.

В Налоговом кодексе Украины нет специальных ограничений или правил учета почтовых расходов в составе налоговых расходов. Поэтому, если почтовые марки использованы в целях, связанных с хозяйственной деятельностью, их стоимость можно учесть в составе налоговых расходов без ограничений.

Как организовать первичный учет почтовых марок

Учет почтовых марок, независимо от того, какие мы документы будем использовать, включает следующие этапы:

• приобретение и оприходование;

• учет по месту хранения и в бухгалтерии;

• выдача под отчет ответственным лицам и их использование;

• составление отчета об использовании и списании из-под отчета ответственных лиц;

• проверка наличия (остатков) по месту хранения.

Поскольку почтовые марки чаще всего используют секретари, организовать их учет можно следующим образом.

Приобретая марки за наличные, работник составляет Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее - Отчет). На основании чека РРО почтового отделения в двух экземплярах следует составить обычную приходную накладную, указав в ней количество марок в разрезе номиналов и общую сумму. Один экземпляр накладной и чек РРО почты приобщается к Отчету и представляется в бухгалтерию, второй - остается у работника, ответственного за использование марок.

Бухгалтерия на основании Отчета оприходует почтовые марки на субсчет 331 (или 209 (22)), а для их учета и последующего списания заводит на материально-ответственное лицо карточку учета знаков почтовой оплаты. Ее можно разработать самостоятельно по примеру типовой формы №СЗ-5.

Далее, по мере расходования почтовых марок (или конвертов) для отправки корреспонденции, в Книге учета исходящей корреспонденции по каждой позиции, где были использованы марки, следует делать пометку, сколько конвертов с марками или марок и какого номинала использовано. Раз в месяц (или чаще) ответственный работник подсчитывает, сколько знаков почтовой оплаты использовано в разрезе номиналов, и составляет для бухгалтерии отчет в двух экземплярах, например, по следующей форме:

Отчет

О применении знаков почтовой оплаты

за период с 1 по 15 марта 2013 года

Использовано знаков почтовой оплаты для отправки корреспонденции:

Составил             подпись

Получил               подпись

Дата

Этот отчет должен лечь в основу акта на списание почтовых марок.

Ответственность за потерю документов строгого учета

Порядок определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей утвержден Постановлением Кабинета Министров Украины от 22.01.1996 г. №16. За потерю или порчу документов строгого учета этим Постановлением в свое время была установлена повышенная материальная ответственность и отдельные правила определения размера убытков.

Теперь размер убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей определяется путем проведения независимой оценки в соответствии с национальными стандартами оценки. При определении размера убытков, которые привели к нанесению имущественного ущерба государству, территориальной общине или субъекту хозяйствования с государственной (коммунальной) долей в уставном (складочном) капитале, размер убытков определяется согласно методике оценки имущества, утвержденной Кабинетом Министров Украины (пока не утверждено).

Целесообразно привлекать независимую оценку в случае потери нескольких марок? Очевидно, что нет. Поэтому лучше предупредить работников, имеющих дело с почтовыми марками, о том, что их стоимость в случае потери лучше возместить, передав взамен марки аналогичного номинала. Иначе придется еще и возмещать расходы на проведение независимой оценки (правда, в размере не более средней зарплаты, и все же…).

Возможно, кому-то чрезмерное внимание к учету таких, на первый взгляд, несущественных расходов, как почтовые или канцелярские, кажется удивительным. Но не забывайте, что почтовые расходы влияют на определение объекта налогообложения налогом на прибыль. Стоит в ходе проверки не найти подтверждающих документов на списание одной марки, как можно будет доначислить пару копеек налога. Однако не это главное, а то, что следующее нарушение считается повторным.