№4(15)(2013)

В практике широко распространены случаи, когда собственноручная подпись на договорах, первичных и банковских документах, а также на отчетности заменяется факсимильной. Однако не всегда это разрешено, что и проиллюстрирует предлагаемый материал.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФАКСИМИЛЕ В ДОГОВОРАХ

Поскольку договоры чаще всего заключаются в письменной форме, необходимо руководствоваться ч. 3 ст. 207 Гражданского кодекса Украины от 16.01.2003 г. №435-IV (далее — ГК Украины), согласно которой использование при заключении договора факсимильной подписи разрешается, но при условии наличия между сторонами письменного соглашения, в котором должны присутствовать образцы собственноручных подписей лиц, уполномоченных на заключение договора. Сказанное выше применимо и к внешнеэкономическим договорам (контрактам) при условии, что они заключаются и исполняются в соответствии с законодательством Украины.

Нарушение данного правила может привести к тому, что договор будет считаться незаключенным. По этому поводу в постановлении Высшего хозяйственного суда Украины (далее — ВХСУ) от 04.02.2013 г. по делу №1/126/2011 сказано следующее: «Для того чтобы договор считался заключенным, необходимо достижение сторонами согласия относительно всех его существенных условий как в установленном законом порядке, так и в установленной законом форме. Несоблюдение сторонами установленных законом порядка и формы достижения согласия относительно всех его существенных условий дает основания для вывода о незаключенности договора. Таким образом, как верно указано судами, в спорном договоре сторонами не было согласовано применение ответчиком факсимиле при его подписании, а поэтому данный договор нельзя считать заключенным». Если договор не заключен, то по нему нельзя взыскать штрафные санкции и причиненные убытки.

Использование факсимиле на первичных документах

До сих пор продолжаются дискуссии относительно того, можно ли использовать факсимиле на первичных документах. Причиной этому является коллизия между Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. №996-XIV (далее — Закон №996) и Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном Приказом Министерства финансов Украины от 24.05.1995 г. №88 (далее — Положение №88). Статья 9 Закона №996 говорит о том, что одним из реквизитов первичного документа является личная подпись либо иные данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции. На основании данной нормы многие делают вывод о том, что использовать факсимиле при подписании первичных документов нельзя.

Примером тому является Обобщающая налоговая консультация по вопросам применения факсимиле при составлении первичных документов, документов бухгалтерской и налоговой отчетности, утвержденная приказом ГНС Украины №1047 от 22.11.2011 г.

Однако Положение №88 уже содержит не такие категоричные требования по отношению к способам подписания первичных документов. Согласно п. 2.5 этого Положения, использование при оформлении первичных документов факсимильного воспроизведения подписи допускается в порядке, установленном законом, иными актами гражданского законодательства. Здесь прослеживается аналогия с использованием факсимиле при подписании договора: точно так же должно присутствовать соглашение сторон с образцами собственноручных подписей. Косвенным подтверждением тому является постановление ВХСУ от 31.01.2013 г. по делу №6/5009/7748/11. В рамках данного спора суд пришел к выводу о том, что поскольку акт оказанных услуг подписан с помощью факсимиле без наличия соответствующего соглашения между сторонами, он не может быть доказательством оказания услуг.

В пользу того, что первичный документ все-таки может быть подписан с использованием факсимиле, можно привести письмо Министерства финансов Украины от 27.02.2012 г. №31-08410-07-29/4796, постановление ВХСУ от 14.04.2011 г. по делу №07/2076, а также определение Высшего административного суда Украины (далее — ВАСУ) от 08.07.2010 г. по делу №К-3959/07.

Однако принимая во внимание риск возникновения конфликтных ситуаций с налоговыми органами по поводу использования факсимиле на первичных документах, рекомендуем все же отказаться от этого. Если в силу объективных причин без использования факсимиле не обойтись, рекомендуем составить соглашение об использовании факсимиле приблизительно следующего содержания.

Приложение

к договору №_____

от «___»___________

СОГЛАШЕНИЕ

об использовании факсимильной подписи

_________________, именуемый в дальнейшем ___________, в лице ____________, действующий на основании _______________, и _________________, именуемый в дальнейшем ___________, в лице ____________, действующий на основании _______________, вместе именуемые «Стороны», составили настоящее соглашение о нижеследующем.

Стороны договорились использовать факсимильную подпись (факсимиле) при подписании изменений и дополнений к договору (дополнительных соглашений), а также при подписании первичных документов, составляемых в его исполнение.

Образцы собственноручных подписей лиц, уполномоченных подписывать изменения и дополнения к договору (дополнительные соглашения)

От ______________ (наименование стороны договора)

___________________ (Ф. И. О., должность)

От ______________ (наименование стороны договора)

___________________ (Ф. И. О., должность)

Образцы собственноручных подписей лиц, уполномоченных подписывать первичные документы

От ______________ (наименование стороны договора)

___________________ (Ф. И. О., должность)

От ______________ (наименование стороны договора)

___________________ (Ф.И.О., должность)

РЕКВИЗИТЫ И ПОДПИСИ СТОРОН

Очень часто налоговые органы ставят под сомнение право предприятия на расходы и налоговый кредит ввиду того, что первичные документы, полученные от контрагента, подписаны с использованием факсимиле. В этом случае можно привести следующие аргументы.

Аргумент 1. Изменения в п. 2.5. Положения №88, регулирующие порядок использования факсимильной подписи, были внесены позже принятия Закона №969. Исходя из теории права, данные положения не имеют приоритета. Кроме того, в части заполнения первичных документов нормы Положения №88 носят более специальный характер.

Аргумент 2. По мнению ВАСУ (письмо от 01.11.2011 г. №1936/11/13-11), само по себе наличие или отсутствие отдельных документов, а также ошибки в их оформлении не являются основанием для выводов об отсутствии хозяйственной операции, если из других данных следует, что фактическое движение активов или изменения в собственном капитале или обязательствах плательщика налогов в связи с его хозяйственной деятельностью имели место.

Аргумент 3. Плательщик налогов не может нести ответственности за ошибки в заполнении первичных документов, допущенные контрагентом. В качестве примера данного утверждения можно привести определение ВАСУ от 03.05.2012 г. по делу №К/9991/11271/12. В нем суд отмечает следующее: «Нарушение порядка заполнения товарно-транспортной накладной является нарушением, допущенным контрагентом истца во время заполнения данного документа, а не нарушением плательщиком (истцом по делу) налоговой дисциплины; ответственность за недостоверность и неполноту заполнения указанного документа возлагается на лицо, которое его заполнило. А поэтому следует согласиться с выводами апелляционного суда о том, что именно недостатки в заполнении этих первичных документов не могут служить препятствием для реализации плательщиком права на налоговую выгоду».

Однако для того чтобы воспользоваться данным аргументом в полной мере, налогоплательщику желательно иметь доказательства реальности осуществленной хозяйственной операции.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФАКСИМИЛЕ НА ДОВЕРЕННОСТЯХ НА ПОЛУЧЕНИЕ ТМЦ

В настоящее время продолжает действовать Инструкция о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденная Приказом Министерства финансов Украины от 16.05.1999 г. Согласно п. 5 этой Инструкции, доверенность подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером, их заместителями либо иными уполномоченными руководителем лицами. То есть при подписании доверенности использование факсимиле не предусматривается.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФАКСИМИЛЬНОЙ ПОДПИСИ НА НАЛОГОВОЙ ОТЧЕТНОСТИ И НАЛОГОВЫХ НАКЛАДНЫХ

Использовать факсимиле на налоговой отчетности и налоговых накладных не разрешается. Так, п. 48.5 ст. 48 Налогового кодекса Украины от 02.12.2010 г. №2755-VI (далее — НКУ) предполагает собственноручную подпись уполномоченного лица на налоговой декларации. Аналогичным образом (т. е. собственноручно) должна подписываться налоговая накладная. Такой вывод можно сделать из содержания п. 16 Порядка заполнения налоговой накладной, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 01.11.2011 г. №1379.

ФАКСИМИЛЕ НА ФИНАНСОВОЙ ОТЧЕТНОСТИ

В соответствии со ст. 11 Закона №996, финансовая отчетность подписывается руководителем и бухгалтером предприятия. То есть и в этом случае использование факсимиле не предусмотрено.

ФАКСИМИЛЕ НА ВЕКСЕЛЯХ

Статья 5 Закона Украины «Об обращении векселей в Украине» от 05.04.2001 г. №2374-XIII предполагает наличие на векселе собственноручной подписи векселедателя. Однако на векселе может стоять и подпись лица, в пользу которого должен быть сделан платеж. В этом случае использовать факсимиле не запрещено. По этому поводу Верховный Суд Украины в своем определении от 08.06.2011 г. по делу №6-5772св09 указал следующее: «Статьей 75 Унифицированного закона о переводных векселях и простых векселях предусмотрен исчерпывающий перечень реквизитов простого векселя, который не содержит такого реквизита, как подпись индоссанта. Обязательной является только подпись лица, которое выдает документ (векселедателя), именно в случае отсутствия его подписи простой вексель теряет свою вексельную силу. Следовательно, поскольку подпись лица, в пользу которого должен быть осуществлен платеж по векселю, не является обязательным реквизитом простого векселя, использование факсимиле руководителя данного лица, вместо его личной подписи, при наличии всех обязательных реквизитов, установленных законом, не является основанием для признания простого векселя недействительным или ненадлежаще оформленным».

ФАКСИМИЛЕ НА БАНКОВСКИХ И КАССОВЫХ ДОКУМЕНТАХ

В расчетных документах (платежных поручениях, требованиях и т. д.), а также на банковских чеках использование факсимиле не допускается. Соответствующий запрет содержится в п. п. 2.8, 7.6. Инструкции о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденной постановлением правления НБУ от 21.01.2004 г. №22. Аналогично, не предполагают использования факсимиле на кассовых документах нормы Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением правления НБУ от 15.12.2004 г. №637.

Вместе с тем разрешено использовать факсимиле при подписании чеков, предназначенных для выплаты пенсий (переводов пенсий иностранных государств резидентам Украины) или в других случаях, предусмотренных законодательством страны чекодателя (п. 2.2 Положения о порядке осуществления операций с чеками в иностранной валюте на территории Украины, утвержденном постановлением Правления НБУ от 29.12.2000 г. №520).

ФАКСИМИЛЕ И ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА

В деловой корреспонденции не существует препятствий для использования факсимиле. Исключение составляют случаи, когда переписка имеет силу договора. Как известно, договор может быть заключен не только в форме единого документа, но и путем обмена письмами, телеграммами и т. д. В этом случае факсимиле следует применять с учетом положений ст. 207 ГК Украины, о которых мы говорили в начале статьи.