№4(15)(2013)

С 1 января 2013 года в связи с изменениями в законодательстве введено новое распределение приказов по видам, а следовательно, привычный порядок формирования приказов в дела также претерпел изменения

Распорядительная деятельность в организациях всех форм собственности осуществляется путем фиксации управленческих решений в распорядительных документах.

К распорядительным документам относятся приказы и распоряжения. Порядок регистрации распорядительных документов, их формирования в дела, хранения определяется в зависимости от того, к какому виду относится приказ. Так, приказы различных видов формируются в отдельные дела в течение календарного года, учитываются по отдельным регистрационным формам.

Распределение приказов по видам базируется на таком критерии, как срок хранения документа (т. е. определенный срок хранения, по истечении которого документ может быть выделен для уничтожения), и осуществляется в соответствии с одним из базовых нормативно-правовых актов в сфере делопроизводства - Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения.

С 1 января 2013 года в Украине действует новый Перечень типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный Приказом Минюста от 12.04.2012 г. №578/5 (зарегистрирован в Минюсте 17.04.2012 г. под №571/20884, далее - Перечень 578/5).

Согласно ст. 16 Перечня №578/5, выделяются четыре группы приказов:

• по основной деятельности;

• по административно-хозяйственным вопросам;

• по кадровым вопросам длительного срока хранения;

• по кадровым вопросам временного срока хранения.

К СВЕДЕНИЮ

Согласно ранее действующему Перечню типовых документов со сроками хранения (Приказ Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.1998 г. №41), выделяли шесть основных групп приказов: по основной деятельности, по административно-хозяйственным вопросам; по кадровым вопросам (личному составу); о командировке; об отпусках; о дисциплинарных взысканиях. Перечень 1998 года утратил силу в связи с введением в действие нового Перечня 578/5.

Приказы по основной деятельности

Приказами по основной деятельности (далее - приказы по ОД) документируются, в частности, вопросы образования и реорганизации компаний или их подразделений, создания коллегиальных органов и комиссий (например, экспертной комиссии, делегирование представителей администрации в комиссию по соцстраху), производственной деятельности, планирования, ценообразования, делегирования права подписи или утверждения документов.

Сроки хранения приказов по ОД отличаются в зависимости от того, отнесена ли организация к субъектам формирования Национального архивного фонда (НАФ).

К субъектам формирования НАФ относятся, например, органы государственной власти, большинство научных учреждений. Функция по определению, создаются ли в организации документы НАФ, является компетенцией государственных архивов.

СЛОВАРЬ

Национальный архивный фонд - совокупность архивных документов, отражающих историю духовной и материальной жизни украинского народа и других народов, имеют культурную ценность и являются достоянием украинской нации.

Документ Национального архивного фонда - архивный документ, культурная ценность которого признана соответствующей экспертизой и который подлежит государственному учету и хранению (ст. 1 Закона Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.1993 г. №3814-XII)

Для приказов по ОД, выдаваемых организациями - субъектами формирования НАФ, установлен постоянный срок хранения. В других организациях приказы по ОД хранятся до ликвидации организации.

Приказы по административно-хозяйственным вопросам

Приказ - одна из основных составляющих документооборота любой организации. Чем дольше существует предприятие, тем больше объем созданных им документов. Вместе с тем со временем хранение всех документов становится для организации обременительным - не хватает площадей для бумаги, которой накапливается огромное количество. При этом далеко не вся информация, которую необходимо документировать, имеет длительное практическое значение. Например, приказ о переносе рабочих дней в 2013 году является важным для компании именно в 2013 году. Однако уже через несколько лет информация о том, что в 2103-м предприятие работало 29 апреля и отдыхало 3 мая, не будет иметь никакой практической ценности.

Именно для оптимизации объема документооборота выделяют отдельную группу приказов по административно-хозяйственным вопросам. В соответствии со ст. 16 Перечня №578/5, срок хранения таких приказов должен составлять пять лет. По истечении указанного периода приказы этого вида можно выделить к уничтожению, а значит, хотя бы немного, но освободить место для хранения других документов.

Приказы по кадровым вопросам

Перечень №578/5 выделяет две группы кадровых приказов:

• длительного срока хранения - должны храниться 75 лет;

• временного срока хранения – их срок хранения составляет пять лет.

К приказам по кадровым вопросам длительного срока хранения относятся приказы о:

• принятии на работу;

• переводе на другую должность;

• введении или отмене совмещения профессий (должностей);

• увольнении;

• повышении квалификации;

• присвоении званий (повышении ранга, категории, разряда);

• изменении биографических данных (в связи с заключением или расторжением брака, переменой фамилии, собственного имени);

• поощрении (награждении, премировании).

Также к этой группе отнесены все приказы по вопросам оплаты труда, в том числе надбавок, доплат, оказания материальной помощи.

В компаниях, которые не создают документы НАФ (а это почти все коммерческие организации), к кадровым приказам длительного срока хранения относят и приказы об утверждении или изменении штатного расписания. К этой же группе относятся и некоторые приказы по вопросам предоставления отпусков, а именно: относительно предоставления отпусков по уходу за ребенком, отпуска без сохранения заработной платы, любых отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда. Более того, длительные командировки и командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда также документируются приказами по кадровым вопросам длительного срока хранения.

Справка

К приказам по кадровым вопросам временного срока хранения относятся приказы о краткосрочных командировках в пределах Украины и за границу; приказы о наложении дисциплинарных взысканий; приказы о предоставлении ежегодного основного и дополнительных отпусков, отпусков в связи с обучением, отпуска работникам, имеющим детей (ст. 19 Закона Украины «Об отпусках»).

Работа с приказами

Оригиналы выданных и подписанных руководителем организации приказов формируют в дела в пределах календарного года по установленным Перечнем №578/5 видам. На 2013 год в любой организации должно быть предусмотрено четыре дела с приказами.

Приказы регистрируют в отдельных регистрационных формах. Таким образом, в 2013 году в организации должны присутствовать не только четыре дела с приказами, но и четыре журнала регистрации:

• Журнал регистрации приказов по основной деятельности;

• Журнал регистрации приказов по административно-хозяйственным вопросам;

• Журнал регистрации приказов по кадровым вопросам длительного срока хранения;

• Журнал регистрации приказов по кадровым вопросам временного срока хранения.

Журнал регистрации приказов является информационно-справочным инструментом для работы с приказами. Каждый журнал хранится столько же лет, сколько и соответствующее дело с приказами. Так, журнал регистрации приказов по кадровым вопросам длительного срока хранения за 2013-й будем хранить 75 лет.

В конце 2013 года в каждом журнале следует сделать итоговую запись, указав количество зарегистрированных документов, крайние даты, крайние номера (если будут обнаружены ошибки в регистрации, их следует отметить с краткими пояснениями, например: «Приказ №101 не выдавался, номер пропущен из-за технической ошибки»). Если в журнале останется достаточно места для регистрации приказов в следующем году, продлевать регистрацию в том же журнале правилами делопроизводства не запрещено. При этом важно помнить, что нумерацию приказов в новом году следует начать с №1.

Распределение приказов по видам с учетом особенностей конкретной организации

Перечень № 578/5 определяет общее распределение приказов по видам, однако на практике может возникнуть необходимость адаптировать этот порядок под специфику организации. Например, приказы по штатному расписанию отнесены Перечнем к кадровым приказам длительного (75 лет) срока хранения и должны формироваться в отделе кадров. Если в компании за эти приказы отвечает бухгалтерия (готовит проекты таких приказов, сохраняет подписанные оригиналы), можно выделить отдельную подгруппу приказов по штатному расписанию. В случае выделения подгруппы она должна формироваться в отдельное дело и включаться в номенклатуру дел бухгалтерии. Для такого дела также был предусмотрен отдельный журнал регистрации.

Особенности составления заголовков сводных приказов в 2013 году

В зависимости от содержания приказа, различают:

• простые (индивидуальные) приказы по кадровым вопросам - содержат сведения об управленческом действии относительно одного работника;

• сложные (сводные) приказы по кадровым вопросам – касаются нескольких работников.

Сводные приказы целесообразно применять в больших организациях. Хотя в сводном приказе могут быть зафиксированы управленческие решения по многим работникам, руководитель подписывает только один документ. Это значительно экономит время первого должностного лица организации.

Заголовок индивидуального кадрового приказа должен содержать сведения о работнике и соответствующее управленческое решение, например, «О принятии Задорожного А.С.», «О предоставлении части ежегодного основного отпуска Ваську В.В.».

Количество работников и управленческих действий, которые могут возводиться в один сложный приказ, правилами делопроизводства не ограничивается. Единственное правило: в таком документе можно свести вопросы, по которым установлен одинаковый срок хранения (75 или 5 лет). Так, одним приказом можно принять на работу Иваненко, перевести Петренко на другую должность, освободить Зайченко, а Ковалевской предоставить отпуск по уходу за ребенком.

Одним приказом можно оформить предоставление ежегодного отпуска Ляшко и отпуска в связи с обучением Дмитренко. Однако добавить к этому же приказу отпуск по уходу за ребенком еще одной работницы уже нельзя, ведь информация о таком отпуске должна храниться 75 лет.

Перечислить в заголовке сводного приказа всех лиц, которых он касается, невозможно (объем заголовка буде превышать все разумные пределы). Поэтому заголовки сводных приказов формулируют обобщенно: «По кадровым вопросам длительного срока хранения» или «По кадровым вопросам временного срока хранения».

Напоследок совет: не забывайте знакомить с кадровыми приказами работников, которых они касаются. На индивидуальном приказе можно оформить отдельную отметку для ознакомления, в сводный приказа обычно добавляют лист ознакомления с приказом.